Masalah umum yang dimiliki orang saat ini adalah menjaga sinkronisasi email di antara lebih dari satu komputer. Misalnya, Anda mungkin memiliki komputer di kantor dan komputer lain di rumah. Idealnya, Anda ingin semua email yang ada di salah satu komputer juga ada di yang lain. Atau mungkin Anda memiliki PC notebook dan desktop dan ingin dapat mengirim / menerima email dari salah satunya. Bagaimana Anda melakukannya?
Ini adalah masalah dengan banyak pendekatan berbeda terhadap suatu solusi. Mari kita melihatnya dan Anda dapat memutuskan apa yang terbaik untuk Anda.
Satu Menghapus, Yang Lain Tidak
Salah satu cara untuk meminimalkan masalah adalah dengan mengatur satu komputer untuk mengunduh dan menghapus email Anda dari server, sementara komputer lain hanya mengunduhnya. Hampir semua program email saat ini memiliki opsi untuk meninggalkan email di server setelah diunduh. Jadi, komputer mana pun yang Anda inginkan menjadi komputer utama Anda, Anda mengaturnya untuk menghapus email.
Ini hanya solusi parsial. Ini akan mendapatkan email Anda di kedua komputer, tetapi tidak akan membawa riwayat Anda. Jika Anda mengirim email dari satu komputer, itu tidak akan muncul di "Item Terkirim" di yang lain. Jika Anda menambahkan kontak di satu, jika tidak akan di yang lain. Jadi, ini bukan solusi yang sempurna.
Solusi Pihak Ketiga
Karena ini adalah masalah umum, ada banyak pendekatan pihak ketiga untuk solusi. Jika Anda ingin menjelajahi jalan ini, bersiaplah untuk membuang sedikit uang pada masalah yang berpotensi. Ini juga membantu jika Anda menggunakan program email umum seperti Outlook, Outlook Express atau Thunderbird. Jika Anda menggunakan klien email yang lebih lama atau klien yang jarang, Anda mungkin kurang beruntung.
Sekarang, saya akan mengarahkan Anda ke beberapa arah, tetapi saya tidak mendukung salah satu utilitas ini karena saya belum pernah mencobanya.
- SynchPST adalah produk yang dapat Anda gunakan untuk menyinkronkan dua file Outlook PST. File PST adalah file master yang berisi semua email Outlook Anda. Sekarang, utilitas ini akan menyinkronkan dua file PST, tetapi tidak menangani masalah membuat kedua file PST terlihat oleh program. Jadi, Anda mungkin perlu berurusan dengan beberapa jaringan di antara mesin Anda.
- BeInSynch adalah layanan yang memungkinkan Anda untuk menyimpan data Anda, termasuk email, disinkronkan di antara banyak komputer.
- Syncing.net adalah cara lain untuk menyinkronkan email Outlook di banyak komputer. Solusi ini tidak memerlukan server dan bukan layanan, tetapi pembelian perangkat lunak satu kali.
Jika Anda menggunakan Outlook, Anda juga dapat beralih ke layanan Microsoft Exchange. Microsoft Exchange adalah solusi untuk masalah ini yang dibangun oleh Microsoft khusus untuk Outlook. Exchange tidak murah untuk dibeli, tetapi Anda dapat menyewa server Exchange dari banyak perusahaan hosting berbasis Windows. Ini berarti Anda akan membayar biaya bulanan untuk email Anda. Tapi, itu akan berhasil.
Jika Anda tidak ingin menjadi budak dari master Microsoft, Anda dapat mencoba Zimbra. Zimbra adalah alternatif sumber terbuka (artinya gratis) dari Microsoft Exchange. Dan Anda masih dapat menggunakan Outlook, serta berbagai klien email lain pilihan Anda (termasuk Thunderbird).
Jika Anda menggunakan Thunderbird, sebenarnya tidak ada sesuatu yang penting yang tersedia. Namun, Jeremy Johnstone memposting di situsnya cara unik untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa menggunakan perangkat lunak khusus. Metodenya, singkatnya, melibatkan memiliki satu komputer mengunduh dan menghapus, sementara yang lain hanya mengunduh. Kemudian, ia mengatur program email hingga secara otomatis BCC semua email yang dikirim kembali ke dirinya sendiri. Dia kemudian membuat filter untuk memasukkan email BCC yang masuk ke folder "Item Terkirim" dan menghapus email duplikat yang sudah ada di folder itu.
Berbasis web adalah Raja
Solusi utama untuk masalah ini adalah pindah ke email berbasis web. Solusi pihak ketiga terpukul dan hilang. Exchange dan Zimbra keduanya berfungsi, tetapi memerlukan beberapa pekerjaan pengaturan dan server. Opsi utilitas, menurut pendapat saya, sedikit tugas yang harus digunakan. Email berbasis web adalah yang paling mudah dibawa.
Layanan email berbasis web yang paling populer adalah Gmail, Yahoo Mail dan HotMail. Gmail adalah favorit pribadi saya dan apa yang saya gunakan untuk email saya. Gmail dapat berfungsi sebagai klien email lengkap. Itu bisa mendatangkan email dari akun email POP3 eksternal yang berarti Anda tidak perlu menggunakan alamat email GMAIL. Email berbasis web berarti Anda dapat memeriksa email Anda dari komputer mana saja - di mana saja. Di mana pun saya berada, email saya terlihat persis sama. Jika Anda memang membutuhkan salinan email lokal Anda, Anda selalu dapat memanfaatkan Gmail menggunakan akses POP3 dan mengunduh semua email Anda ke dalam program email pilihan Anda.
Jika Anda ingin email portabel yang disinkronkan di mana pun Anda berada, berbasis web adalah 100% cara terbaik untuk pergi.
Jadi, bagaimana Anda mengatasi masalah ini? Posting di komentar. Bagikan beberapa solusi yang mungkin belum saya sebutkan.
