Cara: menggunakan google gmail sebagai solusi help desk Anda

Layanan Gmail Google adalah solusi email berbasis web yang benar-benar kuat. Dan mudah untuk berasumsi bahwa itu cocok terutama untuk email. Dan ya itu. Tetapi, ketika Anda berpikir sedikit di luar kotak, Anda dapat belajar menggunakan Gmail untuk hal-hal yang mungkin tidak terpikirkan.

Dapatkah Gmail digunakan sebagai solusi gratis untuk kebutuhan help desk perusahaan Anda?

Solusi Meja Bantuan Tradisional

Gagasan di balik solusi help desk adalah menerima permintaan yang masuk dari klien dan memungkinkan staf untuk menjawab dan mengelola permintaan tersebut. Fitur umum akan mencakup banyak departemen, nomor tiket, mungkin basis pengetahuan untuk jawaban masa lalu. Perangkat lunak semacam itu dapat berkisar dari yang cukup mendasar hingga cukup canggih dan biasanya berbasis web.

Beberapa solusi mungkin termasuk Kayako eSupport atau IssueTrak, untuk membebaskan solusi seperti Help Desk Lite. Sebuah situs bernama Open Source Helpdesk List mencantumkan (seperti yang sudah Anda duga) solusi help desk open source.

Umumnya, solusi semacam ini memiliki cara menyalurkan email ke alamat email tertentu langsung ke sistem tiket. Jadi, seorang pelanggan mengirim email, tiba di kotak email, kemudian disalurkan ke sistem tiket, menetapkan nomor tiket, dan duduk dalam antrian untuk ditangani oleh staf perusahaan.

Namun, jika ini adalah alamat email publik, ini membuka masalah spam. Dan solusi sisi server mungkin tidak menangani spam yang masuk dengan baik.

OK, Tapi Gmail?

Gmail memang merupakan sistem email berbasis web gratis. Tetapi, ada beberapa hal yang terjadi untuk itu:

1. Ini gratis.
2. Ini membanggakan deteksi dan penyaringan spam yang luar biasa
3. Ini menyediakan cara hebat mengatur dan memberi label pada pesan yang masuk.
4. Utas percakapan dikelompokkan secara otomatis, membuat setiap permintaan mudah diikuti hingga resolusi.

Jadi, Bagaimana Kami Menggunakan Gmail Untuk Ini?

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menilai kebutuhan perangkat lunak help desk Anda. Apakah Anda memiliki banyak departemen? Haruskah Anda benar-benar memiliki nomor tiket yang ditetapkan? Apakah Anda memerlukan basis pengetahuan?

Jika Anda membutuhkan nomor tiket yang ditetapkan? Gmail tidak dapat membantu Anda di sana. Demikian juga, Gmail tidak memiliki cara tertanam untuk membuat basis pengetahuan dari pertanyaan sebelumnya. Namun, itu tidak berarti Anda tidak dapat membuat FAQ atau basis pengetahuan Anda sendiri secara terpisah.

Anggap Anda ingin menggunakan Gmail. Buat akun Gmail dan coba gunakan nama untuk akun yang deskriptif seperti yang Anda bisa. Anda bahkan mungkin ingin membuat beberapa akun Gmail sehingga setiap departemen di perusahaan Anda dapat memiliki itu sendiri. Pilihan ini, sekali lagi, tergantung pada kebutuhan Anda. Jika perusahaan Anda kecil, mungkin Anda memiliki satu orang yang memisahkan pesan masuk ke departemen yang sesuai (seperti sekretaris). Atau mungkin jumlah orang di grup Anda kecil, jadi kalian bisa sepakat tentang cara mengatur pesan di akun. Namun, jika Anda memiliki banyak permintaan, Anda mungkin ingin mengatur beberapa akun Gmail.

Anda ingin mengatur pemberitahuan liburan di Gmail. Anda tidak akan menggunakannya sebagai pemberitahuan liburan. Anda akan menggunakannya sebagai pengakuan otomatis atas tiket yang masuk. Cara memberi tahu pelanggan Anda bahwa, ya, pesan mereka diterima. Untuk mengatur ini, buka Pengaturan. Pilih tombol radio untuk menghidupkan responden liburan, lalu ketikkan pesan yang ingin Anda kirim.

Anda ingin mengatur akun email di domain Anda sendiri untuk keperluan bertindak sebagai alamat email publik Anda. Anda mungkin tidak ingin pelanggan Anda mengirim email kepada Anda di alamat GMAIL.COM karena mungkin memberikan gagasan tentang profesionalisme. Jadi, siapkan akun surel Anda sendiri dan gunakan Gmail sebagai klien surel Anda untuk mengambil surel dari server Anda. Untuk melakukannya, buka Pengaturan -> Akun. Di bawah "Dapatkan Email Dari Akun Lain", pilih "Tambahkan akun email lain". Anda akan mendapatkan popup tempat Anda dapat memasukkan alamat email yang ingin diperiksa Gmail. Anda kemudian akan memasukkan nama pengguna, kata sandi dan alamat server untuk koneksi POP3 ke akun email itu. Saya sarankan Anda memilih agar Gmail menghapus pesan dari server setelah diunduh ke Gmail.

Selanjutnya, dan juga dari tab Pengaturan -> Akun, Anda ingin menjadikan alamat email itu sebagai email keluar Anda. Jika tidak, maka semua email yang Anda kirim dari Gmail akan memiliki Gmail.com sebagai alamat pengirim. Jadi, masukkan email perusahaan Anda ke Gmail sebagai entri di bawah "Kirim Surat Sebagai". Gmail akan mengirim kode konfirmasi ke alamat email ini. Ambil kode itu dari email yang Anda dapatkan, masukkan ke Gmail, dan sejak saat itu Anda dapat mengirim email dari Gmail menggunakan akun itu. Tetapkan alamat baru ini sebagai akun email keluar default Anda.

Setelah selesai, tidak ada yang bisa memberi tahu Anda menggunakan Gmail kecuali mereka menggali ke dalam header email.

Selanjutnya, Anda ingin mengatur beberapa label yang akan Anda gunakan untuk mengatur pesan. Mungkin label untuk setiap departemen. Mungkin memberi label untuk apakah pesan telah ditangani, diteruskan, atau masih menunggu jawaban. Label yang Anda buat terserah Anda, tetapi rencanakan terlebih dahulu karena itu adalah label yang akan mengubah Gmail menjadi platform yang terorganisir untuk pesan yang masuk dan bukannya banyak pertanyaan.

Anda juga dapat menggunakan filter Gmail untuk mengatur pesan Anda lebih jauh.

Bagaimana Seharusnya Pelanggan Mengirim Permintaan?

Dua opsi utama akan menggunakan formulir berbasis web atau langsung menerbitkan alamat email di situs web Anda. Jelas, jika Anda langsung mempublikasikan alamatnya, alamat itu kemungkinan besar akan diambil oleh spider dan dimasukkan ke dalam daftar spam. Namun, penyaringan spam Gmail luar biasa dan Anda tidak mungkin mendapatkan banyak spam ke kotak masuk Anda.

Jika menggunakan formulir, berhati-hatilah untuk tidak menyandikan baris subjek email ke dalam email. Kemampuan threading Gmail adalah salah satu hal kuat yang menjadikannya solusi help desk yang layak dan baris subjek yang identik akan mengelompokkan semuanya menjadi satu thread. Jadi, bagaimanapun Anda melakukannya, pastikan pelanggan dapat membuat baris subjek sendiri saat mengirimi Anda permintaan.

Let's Look Beyond Gmail

Gmail hebat, tetapi solusi Google lainnya juga menjadikan Google platform hebat untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Misalnya, mengatur akun Gmail juga mengatur akses untuk Kalender Google (yang dapat digunakan sebagai kalender perusahaan serta pengingat tugas). Anda dapat menggunakan Google Documents untuk menyimpan dokumentasi tentang cara menangani jenis permintaan tertentu yang mungkin datang dari pelanggan. Anda dapat menggunakan Google Chat untuk mengobrol di antara staf. Anda dapat menggunakan Situs Google sebagai intranet perusahaan, menyimpan prosedur perusahaan, dan dokumentasi lainnya di web. Google Groups dapat digunakan sebagai daftar email pribadi untuk seluruh perusahaan.

Jadi, Anda bisa lihat, layanan gratis Google dapat membuat solusi hebat untuk bisnis kecil. Anda hanya perlu berpikir sedikit di luar kotak. ????