Seperti yang Anda ketahui (terutama jika Anda membaca tip saya sebelumnya), Anda dapat mengonfigurasi penggantian teks khusus pada Mac. Misalnya, jika Anda sering mengetik frasa “beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan”, Anda dapat menggunakan pintasan seperti “lmk” untuk memasukkan teks itu tanpa harus mengetik semuanya. Saya pribadi telah menyiapkan satu ton pintasan ini, karena saya harus mengirim instruksi yang sama berulang-ulang ke orang yang berbeda. Ini menghemat banyak waktu! Dan pintasan ini berfungsi di sekitar Mac: di Mail, di Halaman, di Outlook …
… tunggu, sebenarnya mereka tidak lagi berfungsi di Outlook. Berkat pembaruan yang relatif baru untuk Microsoft Office, program-program di suite itu (seperti Outlook, Word, dan Excel) tidak lagi menghormati pintasan yang telah Anda tambahkan di System Preferences> Keyboard> Text, yang agak mengecewakan jika Anda bergantung pada orang-orang untuk mengirim email dengan cepat.
Berita yang agak bagus adalah bahwa aplikasi Office sendiri memiliki basis data penggantian teks sendiri sebagai bagian dari fitur KoreksiOtomatis. Jika Anda telah menambahkan pintasan penggantian teks ke macOS di System Preferences, Anda harus memasukkannya kembali untuk Office, tetapi karena semua aplikasi Office berbagi basis data penggantian teks terpadu, Anda hanya perlu melakukannya sekali . Jadi mari kita bahas cara menggunakan penggantian teks di Office untuk Mac! Kami menggunakan Outlook untuk tangkapan layar contoh kami, tetapi langkah-langkahnya sama di aplikasi Office lainnya seperti Word.
Penggantian Teks di Office untuk Mac
- Buka Outlook atau aplikasi Office untuk Mac pilihan Anda. Anda akan menemukan aplikasi di Dock secara default, atau Anda dapat memeriksa folder Aplikasi dengan memilih Finder dan menggunakan pintasan keyboard Shift-Command-A, atau opsi bilah menu Go> Applications .
- Saat Outlook (atau aplikasi Office Anda) diluncurkan, pilih Outlook> Preferensi dari menu di atas.
- Dari jendela Preferensi yang muncul, pilih AutoCorrect .
- Di jendela KoreksiOtomatis, klik ikon plus di sudut kiri bawah untuk menambahkan item baru. Kemudian ketik pintasan yang ingin Anda gunakan (seperti "lmk") dan teks yang ingin Anda ganti pintasan itu (seperti "Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan!").
- Setelah Anda selesai menambahkan pintasan penggantian teks, tutup jendela KoreksiOtomatis dan ujilah pintasan KoreksiOtomatis dengan mengetikkan salah satu di email atau dokumen. Setelah mengetikkan pintasan dan menekan bilah spasi, teks pengganti Anda akan ditampilkan secara otomatis.
Seperti yang saya catat, perubahan ini kemudian akan menyebar ke program Office lainnya, jadi setelah Anda mengonfigurasi penggantian teks di Outlook, itu akan berfungsi di Word, Excel, dan PowerPoint. Maksud saya, saya tidak tahu mengapa saya perlu mengisi otomatis "Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan" ke dalam presentasi PowerPoint. Tapi setidaknya saya punya pilihan untuk melakukannya!
Terakhir, ingatlah bahwa setelah Anda mengatur pintasan penggantian teks AutoCorrect, aplikasi Office Anda akan secara otomatis mengganti karakter tersebut dengan frasa yang Anda tentukan di hampir semua konteks. Karena itu, berhati-hatilah saat membuat pintasan ini sehingga Anda tidak menggunakan serangkaian huruf yang umum (seperti FYI, LLC, dll.) Kecuali, tentu saja, Anda benar-benar ingin singkatan tersebut diperluas atau diganti.
