Gabungan surat adalah trik rapi yang berasal dari Outlook yang memungkinkan Anda mengambil data dari sumber eksternal seperti Google Sheets dan membuat surel yang dipersonalisasi ke banyak penerima. Jika Anda menjalankan bisnis kecil atau ingin mempublikasikan suatu acara, ini adalah cara yang bagus untuk mengirimkan surat kepada orang-orang sembari membuatnya seolah-olah Anda mengirim masing-masing secara pribadi. Sentuhan pribadi itu dapat memiliki dampak positif yang serius pada respons.
Lihat juga artikel kami Cara Meneruskan Banyak Email sekaligus di Gmail
Saya tidak tahu siapa pun yang tidak memiliki akun Gmail. Apakah mereka sering menggunakannya atau tidak, sebagian besar dari kita memiliki semacam Akun Google dengan semua fitur yang dibawanya. Jadi Gmail adalah tempat yang logis untuk mengatur kampanye semacam itu. Saya akan menunjukkan caranya di sini.
Untuk menggunakan gabungan surat secara efektif, kami membutuhkan templat yang penuh dengan alamat email, nama, dan lampiran apa pun. Ini adalah data yang akan ditarik Gmail untuk membuat kampanye email untuk Anda. Sebelum kami menyiapkan kampanye itu sendiri, kami perlu mengisi Google Sheet dengan data ini. Kemudian kami mengkonfigurasi Gmail untuk menggunakannya.
Gunakan gabungan surat untuk Gmail
Agar ini berfungsi, Anda memerlukan add-on Gabungan Surat untuk Google Sheets. Instal dan kami siap berangkat.
Pertama, kita perlu membuat spreadsheet tempat Gmail menarik data untuk digabungkan.
- Buka Google Sheet, pilih Pengaya dan Gabungan surat dengan Lampiran.
- Pilih Buat Template Gabung untuk membangun sumber untuk gabungan surat. Templat harus menyertakan nama depan, nama belakang, alamat email, lampiran file, tanggal dan status terjadwal. Anda dapat menambahkan lebih banyak kolom jika perlu.
- Kembali ke penggabungan Surat dengan menu Lampiran dan pilih Impor Kontak Google. Anda dapat secara manual menambahkan atau menyalin dan menempelkan data ke dalam templat jika diinginkan.
Jika Anda ingin menyertakan lampiran, Anda dapat menempelkan tautan lampiran dari Google Drive ke dalam kolom Lampiran File. Anda jelas perlu memastikan lampiran yang sebenarnya ada di Google Drive terlebih dahulu. Jika Anda perlu melampirkan banyak file, pisahkan setiap URL dengan koma.
Jika Anda ingin menjadwalkan email, tambahkan tanggal dan waktu ke kolom Tanggal Terjadwal. Formatnya akan mm / hh / tttt hh: mm.
Siapkan Gmail
Sekarang templat gabungan surat telah diisi, kami dapat mengonfigurasi Gmail. Kita perlu mengonfigurasi email untuk memanggil bagian data tertentu dari template Google Sheet.
- Buka email baru di Gmail.
- Tambahkan 'Dear {{First Name}}' ke baris pertama email Anda. Anda dapat mengubah 'Yang Terhormat' untuk apa pun yang paling cocok untuk audiens Anda. Ini hanya untuk menunjukkan. Anda juga dapat menggunakan {{Salutation}} dan menambahkan kolom Salutation di Google Sheet Anda untuk benar-benar mempersonalisasi email Anda.
- Isi seluruh badan email sesuai kebutuhan.
- Tambahkan lampiran sesuai kebutuhan.
Sekarang Anda harus memiliki templat email yang memiliki teks dasar dan lampiran apa pun. Sihir gabungan surat terjadi ketika Anda memilih perintah. Ini akan secara otomatis mengubah pengaturan antara {{dan}} dengan kolom yang sesuai dalam spreadsheet. Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin ini selama Anda menyalin nama kolom dengan tepat dan menempatkannya di antara tanda kurung ganda.
Anda dapat melihat pada gambar bahwa saya menambahkan entri dalam email yang disebut 'perusahaan'. Selama saya merefleksikannya persis di header kolom di spreadsheet, termasuk huruf kecil pertama, gabungan surat akan menarik data ke dalam surat.
Menyatukan semuanya
Sekarang kami memiliki templat sumber kami dan draf email kami saatnya untuk mewujudkan keajaiban.
- Buka Lembar Surat Gabungan Google Anda.
- Pilih Jalankan Gabungan Surat dari gabungan Surat dengan menu Lampiran.
- Pilih konsep Gmail yang telah Anda buat dan pilih Jalankan.
Jika Anda tidak menambahkan Tanggal yang Dijadwalkan, email akan segera dikirim. Jika Anda menambahkan Tanggal yang Dijadwalkan, email akan dikirim sesuai dengan entri itu. Cukup centang kotak surat Terkirim Anda untuk melihat mana yang telah dikirim dan periksa kembali dengan templat.
Gabungan surat berfungsi dengan sempurna, tetapi jika Anda ingin mengujinya terlebih dahulu, buat templat gabungan surat dengan hanya detail Anda di dalamnya dan panggil itu di email Gmail Anda. Anda akan dapat melihat tampilannya dan pastikan Anda memiliki sintaks yang benar. Saya sarankan melakukan ini untuk pertama kali Anda mengirim banyak surat tetapi tidak selalu diperlukan setelah Anda memahami beberapa hal.
Sudahkah Anda menggunakan gabungan surat untuk berkomunikasi dengan orang-orang? Bekerja oke? Terjadi masalah? Ceritakan tentang pengalaman Anda di bawah ini.
