Inbox Zero secara singkat berarti bahwa pada akhir hari setiap pesan dalam kotak masuk email Anda yang penting diperhatikan, dan kemudian dihapus atau dipindahkan ke folder arsip.
Jika memeriksa email Anda secara teratur di siang hari, baik dari PC, komputer kerja, atau ponsel cerdas, Anda dapat menggunakan email sebagai pengingat tugas sederhana; cara melakukannya sangat mudah.
Langkah 1: Setiap kali Anda harus melakukan yang harus dilakukan, tulis dan kirim email ke diri Anda sendiri. Anda mungkin bahkan tidak perlu memasukkan apa pun di badan pesan dan cukup gunakan baris subjek untuk mendaftar tugas yang harus diselesaikan.
Langkah 2: Ketika tugas itu selesai, hapus email.
Itu dia. Tidak perlu dipusingkan dengan aplikasi kalender / penjadwal atau meletakkan daftar tugas di tempat lain di mana Anda mungkin akan melupakannya. Cukup kirim email kepada diri sendiri dan itu berfungsi dengan baik.
Penting: Ini hanya berfungsi jika Anda secara rutin menjaga kotak masuk Anda "bersih".
Jika Anda memiliki sejumlah besar pesan di kotak masuk Anda sekarang dan tinggalkan saja di sana, maka metode Kotak Masuk Nol tidak akan berfungsi untuk Anda. Sebelum Anda mulai mengirim email kepada diri sendiri pengingat tugas untuk melakukan sesuatu, Anda harus memindahkan semua email Anda ke folder lain terlebih dahulu.
Di Gmail ini mudah karena ada fitur "Archive", tetapi di sistem surat lain seperti Hotmail dan Yahoo! Mail, Anda harus membuat folder terlebih dahulu, lalu pindahkan semua email Anda ke sana. Untungnya ini sangat mudah.
Buat folder bernama Tersimpan atau Diarsipkan , lalu pilih secara massal semua surat lama Anda dan pindahkan ke sana, kecuali …
… Anda memiliki beberapa ribu email di kotak masuk Anda. Jika itu masalahnya, kemungkinan Anda tidak akan bisa memindahkan semua email sekaligus. Jika Anda mencobanya, sistem webmail kemungkinan besar akan "menutup telepon" dan / atau mungkin meludahkan kesalahan pada Anda.
Tindakan terbaik yang harus diambil di sini adalah hanya memindahkan maksimal 500 hingga 1.000 pesan sekaligus ke folder Tersimpan / Diarsipkan. Jika Anda tidak dapat melakukannya dengan mudah, berikut ini solusi untuk sistem webmail yang mencantumkan pesan "berdasarkan halaman" (yang hampir semuanya):
1. Di kotak masuk, sorot pesan di bagian atas daftar dengan mengambil mouse Anda dan memberi tanda centang pada kotak centangnya. Jangan buka emailnya. Cukup pilih sehingga diperiksa.
2. Tekan tombol PageDown (kadang-kadang dilabeli sebagai Pg Dn ) pada keyboard Anda 5 kali dengan lambat. Hitung satu detik di antara setiap halaman saat melakukan ini. Tekan PageDown dan ucapkan “satu-seribu”, lalu PageDown lagi dan ucapkan “dua-seribu”, dll. Alasan Anda harus melakukan ini secara perlahan adalah karena sistem webmail akan menyurvei pesan untuk setiap halaman email yang dilihat dan Dibutuhkan sesaat sebelum semua baris subjek muncul. Jika Anda menekan PageDown terlalu cepat, sistem webmail akan "ditutup". Ini terjadi terlepas dari sistem webmail mana yang Anda gunakan.
3. Tekan dan tahan SHIFT.
4. Klik kiri tunggal pesan terakhir di bagian bawah halaman email yang sedang Anda lihat, lalu lepaskan SHIFT.
Pada titik ini Anda harus memilih 5 halaman penuh email.
5. Pilih fungsi webmail untuk memindahkan pesan ke folder Tersimpan / Diarsipkan. Di atas daftar pesan Anda harus ada cara untuk memindahkan surat Anda. Di Hotmail misalnya, ada opsi yang dapat diklik "Pindah Ke". Di Yahoo! Mail ada ikon "pindah ke folder" (tepat di sebelah tombol "Spam"). Gunakan itu untuk memindahkan email Anda ke folder Tersimpan / Diarsipkan. Catatan: Jangan mencoba menyeret pesan ke folder secara langsung. Ketika Anda memiliki banyak pesan yang dipilih, perintah pindah biasanya tidak berfungsi, karena itu mengapa metode tombol direkomendasikan.
Ulangi langkah 1 hingga 5 sampai kotak masuk Anda dihapus, dan kemudian Anda siap untuk mencoba metode Kotak Masuk Nol karena kotak masuk Anda adalah "papan tulis kosong" dan siap untuk digunakan.
Saya mengerti bagi sebagian dari Anda bahwa perlu waktu untuk menghapus kotak masuk dan memasukkan semua email Anda ke folder Tersimpan / Diarsipkan, tetapi percayalah itu sepadan - jika tanpa alasan lain selain membuat email Anda lebih mudah dikelola.
