Email sangat penting untuk pekerjaan di abad ke-21, mulai dari komunikasi antara anggota tim hingga perencanaan proyek senilai beberapa bulan ke depan. Masalahnya, tentu saja, adalah bahwa di zaman smartphone dan tablet, tampaknya mustahil untuk memutuskan hubungan kerja untuk jangka waktu berapa pun. Email pada ponsel cerdas Anda pada dasarnya merupakan persyaratan bagi sebagian besar perusahaan, tetapi itu berarti atasan Anda dapat menghubungi Anda pada dasarnya kapan saja. Setiap orang pantas istirahat dari kantor dan waktu jauh dari email, panggilan, dan semua media komunikasi yang sulit kita tinggalkan. Apakah Anda sedang berlibur atau hanya ingin waktu berkualitas bersama keluarga atau teman-teman, mengatur pesan Outlook out of office adalah langkah pertama untuk meninggalkan pekerjaan untuk sementara waktu. Inilah cara melakukannya.
Lihat juga artikel kami Dropbox Vs Google Drive - Mana yang Lebih Baik?
Mengapa repot-repot dengan pesan di luar kantor?
Menyiapkan pesan di luar kantor mungkin tidak membuat bos Anda bahagia, tetapi setidaknya, itu akan memungkinkan semua orang di komunitas kerja Anda dan orang luar berusaha menghubungi Anda untuk berkomunikasi. Jadi mengapa penting untuk mengatur pesan di luar kantor? Sebenarnya, ada beberapa alasan:
Adalah sopan santun untuk membiarkan kolega, manajer, dan pelanggan bahwa Anda kehilangan kontak untuk waktu tertentu. Ini terutama benar jika Anda berlibur lebih dari dua hari.
Ini profesional . Jika seseorang membutuhkan bantuan Anda dengan sesuatu atau pelanggan memiliki kueri, beri tahu mereka bahwa Anda tidak ada selama jangka waktu tertentu membantu mereka. Mereka tahu mereka harus menunggu sampai Anda kembali atau dapat mendekati orang lain. Keduanya membantu bisnis dan Anda.
Ini memberitahu orang-orang untuk tidak mengganggumu . Jika Anda menetapkan pesan di luar kantor, orang-orang tahu Anda sedang berlibur, meluangkan waktu pribadi atau apa pun. Mereka cenderung menelepon atau mengirim SMS kepada Anda setelah itu.
Ini memberi bos Anda satu hal yang tidak perlu dikeluhkan . Jika Anda bekerja untuk bos yang banyak menuntut dan ingin menarik diri, Anda akan mendapat perlawanan. Namun, jika Anda bermain gim dan bertindak profesional, sangat sedikit yang bisa mereka lakukan dari perspektif disiplin.
Jika ada satu hal yang penting dalam hal bekerja, itu memastikan Anda selalu mewakili diri Anda sebagai seorang profesional dalam arti yang paling menonjol.
Tetapkan pesan Outlook out of office
Mengatur pesan balasan keluar kantor sedikit berbeda tergantung pada apakah Anda menggunakan Outlook 2016 atau sebelumnya atau Outlook dalam Office 365. Saya akan membahas keduanya.
Outlook 2016 dan sebelumnya
Ada beberapa langkah dalam proses ini tetapi cukup mudah untuk dilakukan.
- Buat email baru dan tulis balasan Anda di luar kantor. Masukkan Out of Office dalam subjek tetapi biarkan tujuan kosong.
- Pilih File dan Simpan Sebagai.
- Simpan sebagai Templat Outlook di mana dikatakan Simpan sebagai jenis.
- Pilih Kelola Aturan & Peringatan dan pilih akun yang ingin Anda terapkan pesannya.
- Pilih Aturan Baru.
- Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dan tekan Next.
- Pilih Di mana nama saya ada di kotak Kepada dan tekan Berikutnya lalu konfirmasikan sembulan tersebut.
- Pilih balasan menggunakan templat tertentu dan klik tautan teks di panel bawah.
- Pilih template yang Anda buat sebelumnya dan pilih Buka. Klik Selanjutnya.
- Pilih kecuali jika itu adalah balasan otomatis untuk menghindari pengiriman balasan otomatis ke balasan otomatis. Klik Selanjutnya.
- Berikan aturan nama yang bermakna dan pastikan Nyalakan aturan ini dicentang.
- Pilih Finish dan kemudian OK.
Ini akan membuat balasan otomatis di luar kantor dan mengaktifkannya. Meskipun proses ini menentukan akun yang akan aktif, Anda juga dapat mengaktifkannya untuk semua akun email. Saat Anda mengaktifkan aturan di langkah 11, di bawahnya Anda memiliki opsi untuk memilih aturan yang akan aktif di semua akun. Aktifkan ini jika Anda perlu dan simpan.
Matikan pesan Outlook out of office
Ketika Anda kembali dari liburan atau apa pun yang Anda lakukan, Anda harus ingat untuk mematikan autoreply Anda.
- Pilih File di Outlook.
- Pilih Kelola Aturan & Peringatan dan pilih Aturan email.
- Pilih akun dan hapus centang pada kotak di sebelah aturan autoreply Anda.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan.
Sekarang Anda secara resmi kembali ke kesibukan!
Menyiapkan pesan di luar kantor di Office 365
Akun Office 365 menggunakan Exchange di mana akun Outlook menggunakan POP, IMAP atau Exchange. Prosesnya sebagian besar sama tetapi cukup berbeda untuk menjamin langkahnya sendiri.
- Pilih File dan Balasan Otomatis dari dalam Outlook.
- Pilih Kirim balasan otomatis.
- Tetapkan skala waktu jika Anda mau. Ini berguna untuk tipe pelupa seperti saya yang membiarkan autoreply mereka aktif bahkan ketika mereka kembali.
- Pastikan tab Di dalam Organisasi saya aktif dan tambahkan pesan Anda.
- Pilih Di Luar Organisasi Saya dan tambahkan pesan yang relevan di sana juga. Bergantung pada siapa yang mengirimi Anda email dari dunia luar, Anda mungkin perlu memeriksa Kontak Saya hanya jika email akan dikirim ke semua orang, termasuk buletin, pemberitahuan dan bahkan spam.
- Pilih OK setelah selesai untuk mengaktifkan.
Prosesnya agak lebih pendek daripada di Outlook 2016 tetapi hasil akhirnya sama. Kemampuan untuk mengatur skala waktu adalah rapi dan sebagai pengguna Outlook 2016, saya berharap fitur tersebut akan segera menuju ke versi tersebut.
Matikan pesan Anda di luar kantor di Office 365
Jika Anda tidak ingin menggunakan penghitung waktu, kembali lebih awal atau perlu membatalkan pesan di luar kantor, Anda bisa.
- Buka Outlook dan pilih File.
- Pilih Balasan Otomatis dan sorot aturan di luar kantor.
- Pilih Jangan kirim balasan otomatis.
Ini akan menghentikan Exchange mengirim pesan segera jadi pastikan Anda siap untuk membalas setelah Anda menonaktifkannya.
Sekarang Anda tahu cara mengatur pesan Outlook dari kantor, tidak ada alasan untuk tidak mengambil lebih banyak waktu dari pekerjaan. Semoga beruntung dengan itu!
