Tidakkah Anda hanya membencinya ketika Anda ingin mengambil cuti beberapa hari dan Anda terus mendapatkan banyak email dan panggilan telepon dari klien atau rekan kerja? Tentu, Anda mungkin membiarkan beberapa dari mereka tahu bahwa Anda pergi, tetapi bagaimana jika mereka tidak memeriksa kotak masuk mereka?
Lihat juga artikel kami Cara Meneruskan Email Secara Otomatis di Outlook
Anda tidak dapat berkomunikasi dengan semua orang bahkan saat Anda sedang bekerja, apalagi selama waktu istirahat Anda. Namun, kemungkinan besar Anda akan tetap dikecam oleh email yang berhubungan dengan pekerjaan bahkan saat Anda sedang berlibur. Untungnya, ada cara untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda tidak tersedia selama jangka waktu tertentu.
Menyiapkan Penjawab Otomatis
Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook, ada metode yang sangat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk mencegah orang lain. Ini disebut Auto-Responder. Apa yang dilakukan dasarnya adalah mengirimkan balasan yang sudah diprogram kepada siapa pun yang menghubungi Anda selama waktu istirahat.
Ini dapat diatur hanya beberapa menit, jam, atau bahkan berhari-hari atau berbulan-bulan sebelumnya. Mengirim balasan otomatis dapat memastikan bahwa Anda tidak akan menerima lusinan pemberitahuan email terkait pekerjaan setiap hari, apakah Anda menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga Anda atau pergi ke pantai yang cerah.
Inilah cara Anda dapat mengatur Auto-Responder di Outlook dan mematikannya ketika tidak lagi diperlukan.
Pengaturan Balasan Otomatis
- Klik pada tombol Kirim Balasan Otomatis.
- Centang opsi Only Send During This Range dalam kotak centang.
- Masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir untuk memberikan balasan otomatis Anda parameter yang diperlukan. Gunakan bidang waktu Mulai dan waktu Akhir saat melakukan ini.
Anda mungkin memperhatikan ada dua tab:
- Di dalam Organisasi Saya
- Di luar Organisasi Saya
Mengklik bidang Inside My Organization akan meminta semua balasan otomatis untuk dikirim ke alamat email yang terdaftar di organisasi tempat Anda bekerja (misalnya universitas atau perusahaan Anda). Yang harus Anda lakukan adalah mengetikkan pesan Anda dan klik OK untuk menyimpannya.
Opsi Di Luar Organisasi Saya ditujukan untuk alamat email eksternal. Inilah cara Anda dapat menggunakannya untuk mengatur balasan otomatis:
- Pertama, pilih tab Di Luar Organisasi Saya.
- Periksa opsi Jawab Otomatis untuk orang di luar organisasi Anda. Ini dapat diatur untuk mengirim email ke kontak pribadi saja atau kepada semua orang di luar organisasi.
- Masukkan pesan di kotak teks dan edit sesuai keinginan Anda.
- Tetapkan waktu mulai dan waktu selesai seperti yang akan Anda lakukan untuk balasan internal.
- Klik OK untuk menyimpan pesan.
Bagaimana dengan Proses Penonaktifan?
Untuk menonaktifkan balasan di luar kantor, Anda harus mengikuti prosedur sederhana. Pertama, Anda harus mengklik pada tab File, lalu tab Info, dan kemudian tombol Automatic Replies.
Anda akan diberikan dua opsi untuk dicentang:
- Jangan mengirim balasan otomatis
- Kirim balasan otomatis
Pilih opsi pertama dan fitur balasan otomatis akan mati. Anda harus melakukan ini untuk balasan internal maupun eksternal.
Akhir kata
Perhatikan bahwa jika Anda ingin melanjutkan pengiriman balasan otomatis kepada orang-orang, Anda harus mengatur tanggal dan waktu baru. Jika fitur ini dimatikan, Anda perlu menelusuri kembali langkah-langkah penonaktifan dan memilih opsi Kirim balasan otomatis. Itu akan memungkinkan Anda mengedit bidang rentang waktu lagi serta mengatur pesan keluar.
