Apakah Anda sering harus mengetik satu email beberapa kali berturut-turut hanya agar Anda dapat mengirimnya satu per satu ke beberapa kontak? Jika demikian, respons otomatis dapat menjadi solusi yang bagus. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur balasan otomatis yang akan dikirim sebagai respons terhadap semua email masuk.
Ada banyak situasi di mana ini mungkin berguna. Jika Anda berada di luar kantor, baik untuk istirahat makan siang atau liburan, ini bisa menjadi cara yang bagus untuk menanggapi surat tanpa benar-benar harus melakukan apa pun.
Bagaimana cara kerjanya?
OS X Mail menggunakan aturan dan kriteria email yang berbeda untuk menghasilkan balasan otomatis. Jika Anda mengatur semua parameter dengan benar, Anda dapat memiliki cara yang sangat fleksibel untuk menanggapi surat masuk ketika Anda jauh dari perangkat Anda.
Anda dapat mengatur berbagai kriteria yang harus dipenuhi agar pesan dapat dikirim. Anda dapat memilih untuk menanggapi semua email atau hanya alamat spesifik yang Anda masukkan. Selain itu, Anda juga dapat membuat pesan berbeda untuk berbagai kategori pengirim, sehingga semua orang menerima respons yang sesuai.
Cara Mengatur Responder Otomatis
Untungnya, mengatur fitur ini bukan hal yang sulit untuk dilakukan. Tentu, itu mungkin terdengar rumit pada awalnya, tetapi yakinlah bahwa Anda dapat melakukan ini bahkan jika Anda bukan orang yang paham teknologi. Berikut langkah-langkah yang perlu Anda ikuti:
- Buka aplikasi Mail, lalu buka menu 'Mail' dan pilih 'Preferensi'.
- Setelah Anda melihat tab 'Aturan', klik 'Tambah Aturan'.
- Di bawah 'Deskripsi', tulis nama penjawab otomatis dengan cara yang memungkinkan Anda membedakannya dengan yang lain. Misalnya, Anda dapat mengetik 'Liburan Jawab Otomatis'.
- Pilih kriteria yang harus dipenuhi. Anda dapat memilih apakah semua kriteria harus dipenuhi atau hanya satu atau lebih yang Anda tetapkan.
Kriteria yang Anda tetapkan akan menentukan penerima balasan otomatis. Misalnya, Anda dapat memilih 'Setiap Pesan' untuk membalas semua surat masuk dengan pesan yang sama. Anda juga dapat menetapkan alamat tertentu dengan mengetikkan alamat email yang ingin Anda balas.
Selain itu, Anda dapat memilih kontak, pengirim sebelumnya, atau VIP sebagai penerima balasan otomatis.
- Di bawah pengaturan 'Lakukan tindakan berikut', pilih 'Balas ke Pesan' dan kemudian klik 'Balas pesan teks'.
- Saat mengetik pesan, pastikan untuk memasukkan semua informasi yang diperlukan. Jika Anda sedang berlibur, beri tahu orang-orang kapan mereka dapat menerima telepon dari Anda. Jika Anda tidak menetapkan kategori penerima tertentu, pastikan untuk tidak mengungkapkan terlalu banyak informasi pribadi.
- Ketika Anda puas dengan pesan Anda, klik 'OK'. Jika aplikasi bertanya, 'Apakah Anda ingin menerapkan aturan Anda ke pesan di kotak surat yang dipilih?' pilih 'Jangan Terapkan', karena ini akan mencegahnya mengirim kemungkinan ratusan balasan email ke percakapan Anda yang ada.
Setelah selesai, Anda dapat mengirim sendiri surel untuk memastikan bahwa penjawab otomatis berfungsi. Jika mau, Anda juga dapat membuat aturan yang lebih kompleks dengan tanggal tertentu, surat dari domain yang dipilih, dan banyak lagi.
Cara Menonaktifkan Auto-Responder
Jika Anda tidak lagi membutuhkan penjawab otomatis, Anda dapat menonaktifkannya hanya dengan beberapa klik. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Di dalam aplikasi Mail, buka 'Mail' dan kemudian klik 'Preferensi'.
- Buka 'Aturan' dan hapus centang pada kotak di sebelah penjawab otomatis yang Anda buat.
Jika Anda tidak melakukan ini, penjawab otomatis akan tetap aktif selama diaktifkan dan aplikasi Mail terbuka. Ini dapat membuat kebingungan, jadi pastikan untuk menonaktifkan fitur ini segera setelah Anda yakin bahwa Anda tidak membutuhkannya lagi.
Akhir kata
Auto-responder adalah fitur hebat yang membuat penanganan surat masuk lebih mudah. Jika Anda mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di atas, Anda seharusnya tidak memiliki masalah mengaktifkannya di Mac Anda. Setelah melakukannya, Anda dapat menikmati jauh dari email dan membiarkan aplikasi melakukan pekerjaannya.
Meskipun ini paling banyak digunakan untuk bekerja, fitur ini bisa sangat berguna untuk surat pribadi juga. Selain dari sekadar penjawab otomatis, ada banyak aturan dan kriteria bermanfaat lainnya yang dapat Anda terapkan. Anda dapat memilih untuk menghapus surat secara otomatis, melakukan tindakan tertentu pada tanggal tertentu, meneruskan pesan tertentu secara otomatis, dan banyak lagi.
Jangan ragu untuk memeriksa semua aturan yang tersedia untuk menemukan aturan yang memungkinkan Anda mengotomatiskan email dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
