Cara mengatur tanggal kedaluwarsa untuk file google drive yang dibagikan

Jika Anda menggunakan G Suite - set aplikasi berbayar Google yang mencakup Gmail, Documents, Drive, dan Kalender untuk organisasi - maka Anda dapat menggunakan fitur yang tidak dikenal yang memungkinkan Anda menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk file Google Drive yang dibagikan. Kemampuan untuk menetapkan kedaluwarsa pada file bersama berguna untuk sementara berbagi data dengan tim lain atau kontraktor luar tanpa memberi mereka akses tidak terbatas. Ini juga bagus untuk berbagi konsep proyek kolaboratif, sehingga Anda dapat memastikan bahwa tidak ada seorang pun di tim Anda yang secara tidak sengaja mengakses salinan data Anda yang kedaluwarsa.
Anda selalu dapat secara manual berhenti berbagi file, tetapi Anda harus ingat untuk melakukannya untuk setiap file yang dibagikan. Jika Anda berbagi banyak file dengan banyak orang yang berbeda, ini dapat dengan cepat menjadi tidak praktis, dan di situlah pengaturan tanggal kedaluwarsa otomatis saat Anda pertama kali berbagi file sangat berguna. Jadi, inilah cara mengatur tanggal kedaluwarsa pada file Google Drive yang dibagikan.

Batasan Tanggal Kedaluwarsa untuk File Google Drive Bersama

Pertama, mari kita perjelas bahwa fitur tanggal kedaluwarsa otomatis saat ini hanya tersedia untuk pengguna layanan G Suite berbayar. Ini tidak tersedia untuk pengguna akun Google gratis atau mereka yang masih menggunakan G Suite edisi terdahulu.
Perhatikan juga bahwa batasan di atas hanya berkaitan dengan kemampuan untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa Google Drive yang dibagikan. Pengguna yang Anda bagikan file dengan tanggal kedaluwarsa tidak perlu memiliki akun Google Apps berbayar atau menjadi bagian dari organisasi Google Apps Anda (meskipun Anda harus memastikan mereka memiliki izin yang benar untuk file yang Anda bagikan, dibahas lebih lanjut di bawah).

Mengatur Tanggal Kedaluwarsa untuk File Google Drive Bersama

Untuk memulai, masuk ke Google Drive Anda, pastikan untuk menggunakan akun G Suite yang benar.

Setelah Anda masuk, cari file yang ingin Anda bagikan dan klik kanan (atau Kontrol-klik untuk pengguna Mac) pada file. Pilih Bagikan dari menu yang muncul.

Atau, jika Anda sudah membuka file, Anda dapat mengklik tombol Bagikan di sudut kanan atas.

Dengan metode mana pun, jendela Berbagi dengan orang lain akan muncul. Jika dokumen sudah dibagikan tanpa tanggal kedaluwarsa dengan kontak yang ada, klik teks Dibagikan dengan … di bawah kotak entri. Jika Anda perlu berbagi dokumen untuk pertama kalinya, masukkan nama kontak atau alamat email pengguna yang diinginkan, pastikan izin mereka diatur ke Edit atau lebih rendah (Anda tidak dapat menetapkan kedaluwarsa untuk pengguna yang ditunjuk dengan Pemilik. -level izin).

Setelah file dibagikan dengan pengguna yang sesuai, klik teks Dibagikan dengan di atas atau tombol Tingkat Lanjut di sudut kanan bawah. Dari daftar pengguna yang muncul, arahkan kursor Anda ke salah satu pengguna dan Anda akan melihat ikon stopwatch / jam muncul.

Klik ikon itu dan kemudian pilih periode kedaluwarsa yang diinginkan dari menu drop-down di sebelah Access kedaluwarsa:

Ada opsi default 7 dan 30 hari, tetapi Anda dapat memilih Tanggal Khusus untuk memasukkan tanggal kedaluwarsa yang Anda inginkan. Satu-satunya peringatan adalah bahwa tidak ada kemampuan untuk mengatur waktu kedaluwarsa tertentu. File akan selalu kedaluwarsa pada saat dibagikan pada tanggal yang ditentukan.
Setelah selesai, pastikan untuk mengklik tombol Simpan perubahan biru untuk mengaktifkan tanggal kedaluwarsa otomatis. Setelah tanggal tersebut tercapai, pengguna Anda tidak akan lagi memiliki akses ke file. Untuk mencegah mereka mengunduhnya dan menghindari pengaturan kedaluwarsa Anda, pastikan bahwa izin mereka diatur ke Lihat atau Komentar dan kemudian centang kotak di bagian bawah jendela berbagi berlabel Nonaktifkan opsi untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk komentator dan pemirsa. .

Anda dapat menyesuaikan atau membatalkan kedaluwarsa berbagi dengan kembali ke menu ini, mengklik ikon jam lagi, lalu klik Batalkan kedaluwarsa .

Saya Punya G Suite Tapi Saya Tidak Melihat Ikon Jam

Jika Anda mengikuti langkah-langkah ini di akun tetapi tidak melihat ikon jam / stopwatch seperti dijelaskan di atas, kemungkinan Anda tidak memiliki akun Google Apps yang kompatibel. Seperti yang disebutkan sebelumnya, sayangnya Google membatasi pembuatan tanggal kedaluwarsa file bersama untuk pengguna layanan G Suite saat ini.
Sayangnya, Google belum begitu jelas tentang perubahan layanannya selama bertahun-tahun, jadi walaupun Anda memiliki akun G Suite, itu mungkin dibuat di bawah layanan Google "lawas" G Suite dan tidak kompatibel dengan ini fitur. Membingungkan, bukan?
Namun ingat, Anda hanya perlu akun G Suite modern untuk membuat tanggal kedaluwarsa untuk file bersama. Selama Anda memiliki akun yang kompatibel, Anda dapat berbagi dengan dan mengonfigurasi tanggal kedaluwarsa untuk semua jenis akun Google, baik di dalam maupun di luar organisasi Anda.