Tautan Google Drive berharga bagi siapa saja yang menggunakan layanan penyimpanan cloud untuk bekerja atau berkolaborasi dalam proyek. Siapa pun yang memiliki akun dapat berbagi akses ke seluruh drive atau file atau folder tertentu. Anda dapat membatasi akses hanya untuk membaca atau mengizinkan kolaborasi penuh, sepenuhnya terserah Anda. Dimungkinkan untuk menambahkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan Google Drive, yang merupakan trik yang rapi. Saya akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan tautan untuk berkolaborasi dalam Google Drive.
Google Drive memudahkan berkolaborasi dan berbagi data. Terkadang agak terlalu mudah. Meskipun mudah untuk menghapus akses ke data Anda, sangat mudah untuk melupakan siapa yang memiliki akses dan bagaimana tidak. Ketika proyek selesai atau Anda tidak lagi membutuhkan orang lain untuk mengakses Drive Anda, Anda harus ingat untuk mencabut akses. Meskipun aman, tindakan pencegahan yang masuk akal. Baik bahwa Google memungkinkan Anda untuk mengatur kedaluwarsa pada tautan tersebut.
Berikut adalah dasar-dasar bekerja dengan tautan Google Drive.
Menggunakan tautan di Google Drive
Setelah Anda menyimpan data ke Google Drive, Anda dapat mengizinkan orang lain untuk membacanya atau membaca, menulis, dan mengedit aksesnya. Anda dapat menambahkan pengguna sebanyak yang Anda suka menggunakan alamat email mereka dan mereka akan dikirim tautan untuk mengikuti untuk mengakses data dan melakukan tugas apa pun yang Anda tetapkan.
Penting untuk diketahui terlebih dahulu bahwa tautan di Google Drive tidak memungkinkan orang-orang itu untuk mengakses bagian lain dari data Anda yang tersimpan sehingga tetap aman.
Sekarang, untuk sharing.
- Masuk ke Google Drive dan navigasikan ke aset yang ingin Anda bagikan.
- Klik kanan file atau folder dan pilih Get Sharable Link.
- Beralih pada berbagi tautan dan sakelar akan menjadi hijau.
- Pilih Pengaturan Berbagi.
- Salin tautan dan kirimkan secara manual ke orang-orang yang ingin Anda akses atau tambahkan sebagai pengguna dengan mengetik alamat email mereka di kotak Orang.
- Pilih Selesai setelah selesai.
Yang Anda tambahkan akan menerima email dengan tautan yang dapat mereka gunakan untuk mengakses aset yang Anda izinkan.
Mengelola tingkat akses di Google Drive
Selain mengontrol siapa yang dapat mengakses aset Google Drive Anda, Anda juga dapat mengontrol apa yang dapat mereka lakukan dengannya. Anda dapat membatasi akses baca, tulis, dan mencegah orang lain menambah pengguna lebih lanjut. Anda juga dapat mencegah siapa pun mengunduh, mencetak, atau menyalin file Anda. Jika Anda menjalankan bisnis, aspek terakhir itu bisa sangat berguna.
- Klik kanan aset yang Anda bagikan.
- Pilih Bagikan, lalu tautan Tingkat Lanjut di kanan bawah.
- Pilih untuk menambahkan orang yang ingin Anda akses.
- Pilih ikon pensil di sebelah kanan.
- Pilih tingkat akses yang Anda inginkan, Edit, Komentar atau Lihat.
- Centang kotak di bawah ini untuk mencegah mereka yang memiliki akses edit menambah lebih banyak orang atau mengunduh, mencetak, atau menyalin data Anda.
- Pilih Selesai.
Itu selalu lebih baik untuk membatasi akses daripada terlalu murah hati dengan itu. Ini terutama benar jika data Anda bersifat pribadi atau berisi data pribadi atau perusahaan. Anda selalu dapat menambahkan akses jika perlu.
Tetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan Google Drive
Jika Anda menjalankan proyek dalam jumlah waktu terbatas, Anda mungkin ingin menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan Google Drive. Ini membantu jika Anda memiliki banyak hal yang terjadi dan mungkin lupa untuk mencabut akses setelah kolaborasi selesai.
- Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Pilih Bagikan dan Tingkat Lanjut di kanan bawah.
- Tambahkan alamat email orang yang berbagi dengan Anda.
- Arahkan kursor ke nama dan pilih Set an Expiration Timer.
- Tambahkan batas waktu yang sesuai.
- Pilih Simpan dan kemudian Selesai.
Ini akan memungkinkan Anda untuk memungkinkan orang tersebut mengakses sejumlah waktu yang sesuai tetapi untuk selamanya. Untuk orang-orang yang sibuk atau pelupa, sistem kemudian mengurus dirinya sendiri.
Ubah pemilik di Google Drive
Jika Anda menyerahkan sebagian pekerjaan atau data di Google Drive, alih-alih membiarkan orang yang Anda berikan menjadi editor, Anda dapat menyerahkan aset itu kepada mereka. Itu membuat hal-hal bagus dan rapi dan memungkinkan Anda untuk berkonsentrasi pada bagian selanjutnya.
- Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Pilih Bagikan dan Tingkat Lanjut di kanan bawah.
- Tambahkan orang itu jika Anda belum melakukannya.
- Pilih nama mereka di bawah Siapa yang Memiliki Akses.
- Pilih ikon edit pensil dan ubah menjadi Pemilik.
- Pilih Selesai.
Aset kemudian disalin ke Google Drive mereka dan Anda dapat mempertahankan akses ke sana atau dihapus.
