Jika organisasi Anda menggunakan Google Documents atau G Suite atau Anda bekerja dengan organisasi yang melakukannya, mengetahui siapa yang melihat dokumen apa dan kapan bisa menjadi informasi yang berguna. Dari memastikan setiap orang membaca konsep, syarat dan ketentuan, pengajuan terbaru Anda, kebijakan dan prosedur, atau beberapa dokumen penting lainnya, dapat melihat siapa yang melakukan apa dan kapan merupakan unsur penting dalam situasi apa pun di mana pertanggungjawaban menjadi masalah.
Lihat juga artikel kami Cara Memasang Font Ubahsuaian untuk Google Documents
Sampai baru-baru ini, Anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Google Doc Anda. Anda bisa melihat siapa yang mengeditnya tetapi bukan siapa yang baru saja membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit, atau meninggalkan komentar, Anda tidak tahu apakah orang tertentu membaca versi terbaru dari sebuah dokumen sama sekali. Selain itu, karena Anda dapat berbagi Google Documents dengan izin hanya-baca, Anda dapat berbagi dokumen dengan beberapa orang dengan maksud agar mereka meninjau dokumen tetapi tidak melakukan perubahan apa pun.
Sekarang, jika Anda bekerja dalam suatu organisasi, Anda dapat mengonfigurasi berbagai hal sehingga Anda dapat melihat siapa yang melihat Google Doc Anda. Anda masih tidak dapat melihat siapa yang melihat Google Doc Anda jika Anda menggunakan Google Doc dalam versi gratis Google Apps.
Google baru-baru ini menambahkan kemampuan untuk melihat siapa yang melihat Google Doc Anda ke G Suite, yang mencakup Google Apps dan hosting email yang andal. G Suite sangat populer di kalangan bisnis kecil dan menengah yang ingin menyiapkan hosting email untuk nama domain perusahaan.
Monitor Aktivitas G Suite
Jika Anda menggunakan G Suite dalam suatu organisasi dan Anda telah membagikan Google Doc dengan orang lain untuk kolaborasi atau hanya membaca dokumen, Anda dapat menggunakan Monitor Aktivitas untuk melihat "riwayat tampilan" dari file Google Doc.
- Buka Google Doc yang ingin Anda lihat riwayat tampilan
- Kemudian klik ikon panah berarah ke atas di kanan atas atau buka menu pull-down Tools
- Buka Monitor Aktivitas
- Selanjutnya, klik pada tab Semua pemirsa untuk organisasi Anda
Proses ini akan memungkinkan Anda untuk melacak tampilan dalam dokumen, termasuk tanggal dan waktu tampilan terakhir untuk setiap pemirsa. Jika Anda tidak melihat opsi histori tampilan di Google Doc Anda, kemungkinan itu berarti Anda masuk ke versi gratis Google Documents yang menyertai setiap akun Google Apps yang Anda peroleh dengan akun Gmail.
Tren Pemirsa dan Komentar
Selain melihat siapa yang melihat Google Doc Anda dan kapan Monitor Aktivitas juga memungkinkan Anda melihat tren saat orang melihat atau mengomentari dokumen Anda.
Tren Pemirsa - menunjukkan bagan batang jumlah pemirsa unik selama rentang waktu yang Anda pilih dari 7 hari hingga “sepanjang masa”
Tren Komentar - menampilkan diagram batang tren komentar selama rentang waktu dari 7 hari hingga “sepanjang masa”
Matikan View History
Anda dapat mematikan fitur ini jika Anda sedang mengerjakan file rahasia atau sesuatu yang tidak untuk konsumsi publik. Meskipun tidak menambah privasi, itu adalah pengaturan untuk membuat pikiran nyaman.
- Buka Google Doc
- Klik panah berarah ke atas di sisi kanan atas dokumen Anda atau buka Alat dari menu tarik-turun
- Buka Monitor Aktivitas
- Di bawah Pengaturan Dokumen, matikan Tampilkan riwayat tampilan saya untuk menonaktifkan dokumen ini
Lihat siapa yang mengubah Google Doc Anda
Menghitung tampilan berguna untuk pertanggungjawaban dan untuk memastikan orang yang Anda kirim dokumen untuk benar-benar membacanya tetapi kontrol versi lebih penting. Terutama jika Anda bekerja di industri yang diatur. Kontrol versi adalah sesuatu yang telah dilakukan Google Documents untuk sementara waktu dan akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpan atau membagikannya.
Jika Anda tertarik pada kontrol versi atau ingin memastikan tidak ada yang melakukan perubahan yang seharusnya tidak dilakukan tanpa mengunci file, Anda dapat mengetahuinya.
- Buka Google Doc yang ingin Anda lacak
- Pilih Riwayat File dan Versi
- Pilih Lihat Riwayat Versi
Jendela penggeser akan muncul di kanan layar Anda yang memperlihatkan setiap penyimpanan dan pengeditan untuk dokumen yang dimaksud. Bergantung pada bagaimana Anda menyiapkan Google Apps atau Google Documents, Anda juga dapat melihat data ini dengan memilih tautan 'Edit terakhir adalah …' di bagian atas dokumen. Membawa Anda ke tempat yang persis sama.
Di dalam jendela geser itu, Anda juga harus memiliki opsi untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum pengeditan dilakukan. Ini sangat penting untuk kontrol versi karena Anda memiliki jejak audit tentang perubahan apa yang dibuat, kapan dan oleh siapa. Ini juga berguna jika Anda membuat beberapa perubahan, tidur di atasnya, berubah pikiran dan ingin mengembalikannya.
Lihat siapa yang telah membagikan Google Doc Anda
Anda juga dapat melihat siapa yang telah membagikan Google Doc dan kapan. Anda juga dapat melihat pengaturan berbagi sehingga Anda dapat lebih mengontrol akses ke dokumen Anda.
- Buka Google Drive dan pilih ikon bulat 'i' di kanan atas
- Pilih Aktivitas dari slider yang muncul di sebelah kanan
Anda harus melihat apakah Doc sudah atau telah dibagikan, siapa yang terakhir mengedit dokumen dan kapan tindakan terakhir diambil. Ini singkat tetapi memberi tahu Anda apa yang perlu Anda ketahui.
Anda juga dapat memeriksa dari dalam dokumen dengan memilih Bagikan. Nama-nama individu akan muncul di jendela sembulan. Jika ada beberapa orang, pilih nama dan daftar semua nama akan muncul.
Begitulah cara melihat siapa yang melihat Google Doc Anda, mengubahnya, membagikannya, atau berinteraksi dengannya. Ini hanya berfungsi untuk G Suite dan Google Documents yang terdaftar di organisasi dan bukan individu tetapi berfungsi!
