Mengelola dokumen adalah salah satu hal terpenting di SharePoint. Dalam bisnis, dokumen seringkali merupakan hal yang berkembang. Mereka dapat mulai di OneDrive for Business dan berakhir di Situs Tim organisasi. Dokumen sering mengubah lokasi sehingga mengetahui seluk beluk dokumen yang bergerak di SharePoint sangat penting.
Berbagai Cara untuk Melakukannya
tautan langsung
- Berbagai Cara untuk Melakukannya
- 1. File Explorer
- 2. Pindah ke / Salin ke
- 3. Kelola Konten dan Struktur
- 4. Penyelenggara Konten
- 5. Alat Migrasi SharePoint
- 6. Produk Pihak Ketiga
- 7. Solusi Khusus
- Pilih Metode Anda
Setiap orang yang telah bekerja di SharePoint tahu bahwa ada banyak cara untuk menyelesaikan tugas tertentu. Memindahkan dokumen tidak terkecuali. Apakah Anda menggunakan File Explorer atau Migration Tool tergantung pada sejumlah faktor, seperti jumlah dokumen yang dipindahkan, pentingnya retensi riwayat versi, metadata, dan banyak lagi.
1. File Explorer
Untuk memindahkan dokumen menggunakan File Explorer, buka pustaka dokumen target dan sumber (tidak masalah apakah itu situs yang sama). Pilih File Explorer di menu tarik-turun. Ini membuka tampilan explorer untuk masing-masing perpustakaan. Gunakan seret - & - jatuhkan untuk memindahkan item di antara dua tampilan penjelajah.
Anda dapat memindahkan folder dan file dan mempertahankan tipe konten jika sumber dan target lokasi menentukan tipe konten. Metode ini juga mempertahankan metadata khusus jika lokasi sumber dan target didefinisikan menggunakan metadata yang sama.
Namun, prosesnya manual dan lebih merupakan salinan daripada gerakan, yang berarti bahwa Anda harus menghapus item sumber setelah pindah. Itu tidak mempertahankan riwayat versi atau dibuat, dibuat oleh, dimodifikasi, dan dimodifikasi oleh properti.
2. Pindah ke / Salin ke
Meskipun berguna dan sederhana, perintah Pindah ke dan Salin ke hanya tersedia di SharePoint Online. Opsi ini memungkinkan Anda untuk memindahkan dokumen dari OneDrive for Business atau SharePoint ke tujuan di SharePoint atau OneDrive. Pilih file dan klik salah satu dari dua perintah. Opsi Pindah ke akan memindahkan dokumen Anda dengan metadata dan perlindungan riwayat versi ke folder berbeda di dalam pustaka yang sama, ke pustaka lain, atau ke situs yang berbeda.
Metode ini sangat cocok untuk pengguna akhir, karena sederhana dan mudah. Ini memungkinkan Anda untuk menyalin dan memindahkan file dan folder. Yang terbaik adalah mempertahankan jenis konten, riwayat versi metadata khusus, dan dibuat, dibuat oleh, dimodifikasi, dan dimodifikasi oleh properti. Namun, perintah Salin ke, hanya mempertahankan versi terbaru - kelemahan utama jelas adalah kenyataan bahwa metode ini eksklusif untuk SharePoint Online.
3. Kelola Konten dan Struktur
Jika Anda mengaktifkan fitur infrastruktur penerbitan SharePoint Server, Anda akan dapat melihat tautan Kelola Konten dan Struktur saat Anda menavigasi ke Administrasi Situs . Dengan menggunakan fitur ini, Anda dapat memindahkan / menyalin dokumen. Ini adalah salah satu peretas terbaik yang akan membantu Anda memindahkan banyak dokumen secara bersamaan sambil mempertahankan riwayat versi, dibuat, dibuat oleh, dimodifikasi, dan dimodifikasi oleh properti. Jenis konten dan metadata juga dipertahankan menggunakan metode ini.
Namun, Anda harus mengaktifkan fitur penerbitan. Meski begitu, Anda tidak akan dapat memindahkan banyak folder. Mungkin kelemahan terbesar dari metode ini adalah Anda harus menjadi pemilik situs untuk menggunakannya. Oh, dan itu hanya berfungsi dalam satu situs.
4. Penyelenggara Konten
Cukup aktifkan fitur Content Organizer dan kemudian pilih aturan perutean yang ingin Anda gunakan dan masukkan dokumen yang ingin Anda pindahkan ke perpustakaan drop-off. Metode ini juga memungkinkan Anda untuk memindahkan dokumen ke situs lain mana pun. Memang perlu beberapa saat untuk mengonfigurasi, tetapi Anda hanya perlu melakukannya sekali. Itu juga mempertahankan jenis konten dan metadata khusus.
Meskipun tidak mempertahankan riwayat versi dan memerlukan admin, ia memiliki fitur berguna yang memungkinkan Anda untuk merutekan dokumen Anda ke folder.
5. Alat Migrasi SharePoint
Microsoft tahu bahwa memindahkan dokumen di SharePoint bisa sedikit rumit. Inilah sebabnya mengapa perusahaan datang dengan Alat Migrasi SharePoint gratis. Alat ini menangani semuanya, dari migrasi skala kecil hingga besar yang dapat menyertakan file, folder, dan bahkan daftar dari situs SharePoint Anda. Item dipindahkan ke OneDrive atau SharePoint.
Manfaat paling nyata dari metode ini adalah kemampuan alat untuk menangani migrasi besar. Ini juga sangat dapat dikustomisasi dan mempertahankan riwayat versi. Namun, itu tidak kompatibel dengan versi SharePoint sebelum 2013. Sebaliknya, beberapa produk migrasi pihak ketiga secara signifikan lebih dapat dikustomisasi.
6. Produk Pihak Ketiga
Sebagian besar produk migrasi dokumen pihak ketiga yang berkualitas tidak gratis, tetapi cenderung berkinerja luar biasa, terutama untuk migrasi skala besar. Mereka cenderung scalable dan sangat dapat disesuaikan. Sebagian besar produk ini mampu mempertahankan segalanya, termasuk jenis konten, metadata, semua properti, dan riwayat versi.
Di sisi lain, metode ini membutuhkan biaya. Saat Anda mempertimbangkan fakta bahwa Anda membayar alat yang akan membantu Anda memindahkan dokumen, Anda akan mulai bertanya-tanya mengapa SharePoint belum datang dengan opsi yang ramah pengguna. Kelemahan lain di sini adalah bahwa produk pihak ketiga memerlukan admin untuk mengonfigurasi dan menjalankannya.
7. Solusi Khusus
Terakhir, Anda dapat mengkodekan solusi kustom Anda sendiri melalui berbagai teknik seperti REST API. Pengguna akhir tidak perlu merutekan apa pun, Anda dapat menyesuaikan sebanyak yang Anda suka, dan Anda dapat memastikan bahwa semuanya disimpan dalam dokumen. Di sisi lain, Anda harus dapat membuat kode dan meluangkan waktu menulis dan memelihara kode tersebut, yang dapat menjadi sangat rumit pada saat pembaruan produk.
Pilih Metode Anda
Bahkan ada lebih banyak metode untuk memindahkan dokumen di SharePoint, tetapi ini harus mencakup sebagian besar kebutuhan Anda. Pertimbangkan apa yang Anda butuhkan terlebih dahulu, dan segera Anda akan tahu metode mana yang digunakan untuk masing-masing.
Yang mana dari metode ini yang Anda sukai? Sudahkah Anda menggunakan lebih dari satu? Bahas.
