Google Documents adalah cara revolusioner untuk mengelola file dan dokumen di zaman modern. Ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi secara instan dengan pengguna yang berbeda sambil juga menyediakan akses ke informasi dari perangkat apa pun dengan koneksi internet.
Lihat juga artikel kami Cara Menghapus Semua Dokumen di Google Documents
Namun, ketika bekerja di Google Documents - terutama jika Anda mengelola file-file ini setiap hari - penting agar Anda tetap terorganisir dengan sangat baik. Jika tidak, Anda berisiko kehilangan data penting dan membuang-buang waktu untuk mencari hal-hal yang bisa Anda temukan segera.
Untuk membantu dengan organisasi di Google Documents, Anda ingin menggunakan folder. Folder bagus karena membantu Anda mengelompokkan berbagai ide topik menjadi satu segmen digital. Anda dapat menggunakannya untuk mengatur berdasarkan tempat kerja, konsep, kategori, dan banyak lagi. Namun, Google Documents sebenarnya tidak dapat membuat folder sendiri. Alih-alih, Anda sebenarnya membuatnya di Google Drive - sistem yang menghubungkan langsung ke perangkat lunak Google lainnya. Jangan khawatir; prosesnya masih sangat sederhana.
Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat folder di Google Drive untuk mengatur Google Documents Anda.
Cara Membuat Folder Di Google Drive
Untuk membuat folder di Google Drive, Anda akan ingin membuka browser pilihan Anda. Lalu, navigasikan ke Google Drive, masuk, dan Anda akan memiliki akses ke semua file dan dokumen di depan Anda.
Dari sini, Anda dapat membuat dokumen baru untuk mengatur atau memilih yang sudah Anda miliki yang perlu ditempatkan.
Organisasi dalam Dokumen
Jika Anda berada di dokumen Google Documents, Anda dapat membuka kunci folder di sebelah judul. Dari sana, Anda diberikan opsi untuk memberi nama folder baru atau menambahkan dokumen ke folder yang sudah ada. Jika Anda ingin menambah yang sudah ada, klik pada folder yang ditunjuk dan pilih "Pindahkan Di Sini" dan dokumen akan ditempatkan di ruang penahanan digital.
Organisasi Dokumen Habis
Seperti yang Anda ketahui, Google Drive mengelola Google Documents, Google Sheets, dan Google Slides. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur ketiga segmen dan gagasan topik tersebut menjadi satu.
Saat Anda berada di Google Drive tetapi tidak dalam dokumen spesifik apa pun, Anda akan berada di daftar semua file Anda. Untuk mengaturnya, pergi ke kiri atas dan pilih tombol "Baru". Dari daftar drop-down itu, gulir ke bawah ke segmen "Folder", dan yang baru akan muncul. Beri nama folder, dan itu akan muncul di daftar dokumen Anda.
Daftar ini menempatkan folder lebih tinggi dari file, jadi ingatlah itu. Di menu ini, Anda memiliki beberapa opsi berbeda untuk organisasi. Anda dapat menyeret data Anda di atas folder, dan itu akan menempatkannya di sana. Atau, Anda dapat mengklik kanan file dan memilih "Pindahkan ke, " dan itu akan memberikan daftar folder tempat Anda dapat memindahkan dokumen.
Keduanya sangat cepat, dan setiap cara akan melakukan persis apa yang Anda perlukan: mengatur file dan dokumen Anda.
Mengelola Folder
Setelah file Anda disusun, Anda dapat memasukkan level baru untuk merapikan: mengatur folder.
Anda dapat menyalin dan menempel folder, memindahkannya ke dalam sub-folder, menghapusnya, dan lainnya. Untuk mengelola folder, cukup klik kanan di dalamnya dalam daftar dan pilih opsi mana saja yang Anda inginkan dari kotak drop-down yang dihasilkan.
Folder juga memudahkan berbagi grup dokumen dengan pengguna lain. Alih-alih berbagi setiap file dengan sendirinya, Anda dapat membuat folder untuk menumpuk dokumen yang berbeda di dalam dan memungkinkan orang lain untuk mengelolanya. Dengan membagikan tautan itu, pengguna dengan akses dapat mengunggah dokumen baru, mengakses orang lain, dan lainnya semuanya dalam waktu nyata. Anda tidak lagi harus menunggu dokumen untuk diunggah dan kemudian membagikannya secara manual setelah menunggu sepanjang waktu - keluhan umum dengan kolaborator Google Drive yang sering.
Kemampuan Eksternal
Anda juga dapat membuka folder Drive di aplikasi lain seperti aplikasi obrolan bisnis, Slack atau aplikasi manajemen, Airtable. Folder juga dapat memiliki warna yang berbeda, dan Anda dapat membintanginya untuk akses yang lebih mudah. Kemungkinan untuk mengatur file Google Drive Anda tidak terbatas.
Sekarang setelah Anda tahu cara mengatur file Google Drive Anda, pastikan Anda meluangkan waktu mencari tahu proses terbaik untuk Anda. Beberapa orang menyukai folder berbeda untuk semuanya, sementara yang lain lebih suka menggabungkan grup besar ke dalam satu folder dengan subfolder di dalamnya. Apa pun itu, sistem organisasi Google Drive yang fantastis akan memberi Anda alat untuk membuat pekerjaan Anda bergerak maju daripada menghabiskan waktu mencari berbagai dokumen dan file.
