Jika Anda berkolaborasi dalam proyek atau menggunakan Google Drive bersama, mungkin ada hal-hal yang tidak ingin Anda bagikan atau hanya ingin dibagikan dengan orang-orang tertentu. Meskipun kontrol atas konten yang disimpan adalah hal mendasar, ada beberapa cara untuk menyembunyikan file di Google Drive. Ada juga cara untuk mengendalikan siapa yang memiliki akses ke apa. Saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana mengontrol apa yang dapat dilakukan dengan file dalam Google Drive.
Lihat juga artikel kami Cara Melihat Ukuran Folder untuk Folder Google Drive
Dapat diperdebatkan, jika Anda tidak ingin orang lain melihat file Anda di Google Drive, Anda tidak akan mengunggahnya. Namun, jika Anda menjalankan beberapa proyek dari Drive atau ingin orang yang berbeda dapat melihat file yang berbeda, diperlukan sedikit manajemen.
Sembunyikan file di Google Drive
Ada tiga cara yang saya tahu untuk mengontrol siapa yang melihat apa yang ada di Google Drive. Anda dapat menggunakan ekstensi Chrome untuk membuat file tersembunyi. Anda dapat memisahkan pekerjaan menjadi folder di dalam Google Drive dan hanya membagikan apa yang sudah sesuai atau Anda dapat menggunakan solusi dan kontrol versi untuk mengubah setiap file.
Saya akan menunjukkan kepada Anda ketiga metode.
Ekstensi Chrome untuk menyembunyikan file di Google Drive
Saya tidak menggunakan Chrome tetapi banyak orang melakukannya dan beberapa menggunakan ekstensi yang disebut Folder Tersembunyi untuk Drive, Cloud USB. Disarankan kepada saya oleh seseorang yang telah menggunakannya selama beberapa tahun dan berhasil dengan baik. Ekstensi menambahkan kemampuan untuk menyembunyikan file atau menjadikannya pribadi di dalam Google Drive dan dapat berguna dalam situasi ini.
Itu terintegrasi ke Google Drive dan memberi Anda kesempatan untuk menandai folder sebagai pribadi atau menyembunyikannya sama sekali. Jika Anda ingin melindungi folder tertentu sambil mengizinkan akses ke orang lain, ini adalah salah satu cara untuk melakukannya.
Pisahkan pekerjaan ke dalam folder di dalam Google Drive
Jika Anda tidak ingin menggunakan ekstensi, Anda dapat menggunakan organisasi untuk memisahkan pekerjaan ke dalam folder dan kemudian mengontrol siapa yang mengakses folder itu. Jika Anda menyulap beberapa staf atau orang dengan akses ke file Anda dan ingin memastikan masing-masing tetap terpisah, Anda bisa menggunakan metode ini.
Yang Anda lakukan hanyalah mengizinkan akses ke folder individual ke folder yang ingin Anda izinkan akses. Maka folder lain di dalam Google Drive tidak terlihat oleh mereka sehingga tetap tersembunyi. Anda juga dapat mengizinkan akses ke file untuk waktu terbatas dengan sedikit kontrol ekstra.
Untuk berbagi file dengan orang tertentu, lakukan ini:
- Buka Google Drive Anda dan pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Klik kanan folder dan pilih Bagikan.
- Masukkan alamat email orang atau orang yang ingin Anda bagikan.
- Pilih tombol pensil di sebelah kanan untuk memungkinkan akses baca / tulis atau baca-saja.
- Pilih Advanced di kanan bawah dan pastikan Off - Orang tertentu diaktifkan di bawah Berbagi Tautan. Pilih Simpan jika Anda membuat perubahan.
- Centang kotak di sebelah 'Mencegah editor mengubah akses dan menambah orang baru' jika orang lain memiliki akses admin ke Google Drive.
- Bagikan file atau folder melalui undangan email.
Orang yang Anda undang akan dapat melihat file yang Anda bagikan di Google Drive tetapi tidak ada yang lain, yang sama dengan menyembunyikan file.
Jika Anda ingin membatasi waktu akses ke aset Google Drive Anda, Anda dapat:
- Buka jendela Bagikan seperti di atas.
- Pilih Tingkat Lanjut dan arahkan kursor ke orang yang Anda ajak berbagi tetapi ingin membatasi.
- Pilih Tetapkan Kedaluwarsa ketika muncul saat Anda mengarahkan kursor.
- Tetapkan waktu di Access Kedaluwarsa dan Simpan.
Gunakan kontrol versi untuk menyembunyikan file di Google Drive
Satu hal yang rapi tentang Google Drive adalah kontrol versi. Ini penting dalam pengaturan bisnis apa pun. Ini disebut 'Versi Terkelola' dan diaktifkan secara default di Google Drive. Ada tweak yang dapat Anda gunakan untuk menyembunyikan file dengan menggunakan Versi yang Dikelola jika Anda tidak ingin mengatur drive Anda seperti di atas.
- Buat file teks kosong di komputer Anda dan beri nama sesuatu.
- Klik kanan file yang ingin Anda sembunyikan di Google Drive dan pilih Kelola Versi.
- Pilih Unggah Versi Baru dan unggah file teks kosong Anda.
- Ganti nama file yang ingin Anda sembunyikan menjadi sesuatu yang sama sekali berbeda.
Metode ini tidak terlalu berguna dalam pengaturan bisnis tetapi mungkin baik-baik saja untuk berbagi file Anda dengan teman. Kelemahannya adalah bahwa Google Drive hanya mempertahankan versi sebelumnya selama 30 hari. Itu berarti Anda harus menyimpan versi sebelumnya di suatu tempat dan ulangi proses setiap bulan jika tidak file yang Anda sembunyikan akan dihapus.
Google Drive sebenarnya membuatnya mudah untuk menyembunyikan file atau mengontrol dengan tepat siapa yang dapat mengaksesnya, kapan dan berapa lama. Apakah Anda tahu cara lain untuk menyembunyikan file di Google Drive? Beritahu kami di bawah ini jika Anda melakukannya!
