Suatu hari saya ditanya pertanyaan ketika menunjukkan kepada seseorang cara menggunakan Gmail dan itu bukan pertama kalinya saya mendengarnya. Pertanyaannya adalah 'Bagaimana cara membuat salinan konsep di Gmail sehingga tidak butuh waktu lama untuk membalas pelanggan?' Ketika saya mencoba untuk secara teratur menjawab pertanyaan di TechJunkie, saya pikir ini adalah kandidat utama.
Lihat juga artikel kami Cara Memesan Gmail Berdasarkan Ukuran
Apa yang sebenarnya ditanyakan adalah lebih banyak tentang template email daripada menyimpan salinan konsep. Saya menunjukkan kepada seseorang cara mengatur penjawab otomatis dan label untuk email bisnis baru mereka. Mereka ingin beberapa email boilerplate untuk dikirim ke klien agar tetap dalam loop tanpa dihambat oleh admin sepanjang hari. Jawabannya adalah membuat templat email.
Anda dapat membuat salinan ini dan menyimpannya sebagai konsep jika Anda mau, tetapi Anda bisa melakukan lebih banyak hal dengan templat.
Template email
Template email adalah rahmat penyelamatan semua pemilik usaha kecil atau mereka yang mendapati diri mereka mengatakan hal yang sama dalam jenis email yang sama. Saya telah menggunakan mereka sejak saya memulai bisnis saya sendiri dan mereka telah menyelamatkan saya ratusan jam selama bertahun-tahun.
Template email juga dapat membuat Anda terlihat lebih profesional. Anda dapat merespons lebih cepat dan sederhana 'Terima kasih atas email Anda, salah satu tim kami akan menghubungi Anda secara langsung dalam 24 jam' dapat membuat pelanggan merasa dihargai. Mengingat betapa mudahnya melakukannya, saya sangat merekomendasikan menggunakannya.
Bagaimana cara membuat templat email di Gmail?
Template panggilan Gmail Respons Kalengan dan Anda harus mengaktifkan fitur ini sebelum dapat menggunakannya. Setelah selesai, Anda dapat membuat template email sebanyak yang Anda suka.
- Buka Gmail dan masuk.
- Pilih ikon menu roda gigi di kiri atas dan pilih Pengaturan.
- Pilih tab Labs.
- Toggle Canned tanggapan (templat) ke Enable.
- Pilih Simpan perubahan di bagian bawah halaman.
Sekarang fitur diaktifkan, kita dapat mulai membuat template. Anda melakukan itu dari Kotak Masuk di Gmail sehingga kita menuju ke depan.
- Pilih Tulis email dari Kotak Masuk Anda.
- Buat email yang ingin Anda buat seperti biasa.
- Pilih panah bawah abu-abu di kanan bawah jendela email.
- Pilih Respons kalengan dan Respons kalengan baru.
- Beri nama yang bermakna dan pilih OK untuk menyimpan.
Setelah Anda menyimpan respons kalengan Anda, Anda dapat dengan aman menghapus konsep tersebut.
Saat menyusun respons terekam Anda, Anda perlu menyeimbangkan sentuhan pribadi dengan cukup umum sehingga Anda tidak akan menyinggung siapa pun. Itu berarti meninggalkan hal-hal seperti nama dan tanggal dari email dan menggantinya dengan rentang waktu. Atau Anda dapat menambahkan sentuhan pribadi itu dengan tangan sebelum mengirim. Yang terakhir lebih disukai karena sentuhan pribadi menciptakan hubungan yang bisa Anda bangun. Namun itu tidak selalu memungkinkan sehingga Anda harus menggunakan penilaian Anda.
Menggunakan templat email Anda
Sekarang Anda telah membuat templat email, atau respons kalengan, saatnya menggunakannya. Saat Anda menerima kesempatan pertama untuk memanfaatkan templat, lakukan ini:
- Pilih Balas dari dalam email yang ingin Anda balas.
- Pilih panah bawah abu-abu di kanan bawah layar.
- Pilih Respons terekam dan pilih respons yang Anda buat.
- Tambahkan data hasil personalisasi untuk menjadikan email itu relevan.
- Kirim.
Anda dapat melakukan hal yang sama dengan menggunakan Tulis dan membuat email baru tetapi saya menemukan metode balasan lebih cepat.
Menggunakan respons terekam Anda sebagai autoresponder email
Mengambil templat email satu langkah lebih jauh, bagaimana menyiapkan respons terekam sebagai respons otomatis terhadap email yang masuk. Anda harus menjaga respons kalengan secara umum, tetapi ini adalah cara yang bagus untuk mengakui pesanan atau pertanyaan dan membangun hubungan yang baik dengan pelanggan Anda.
- Buka Pengaturan dalam Gmail dan pilih tab Filter.
- Pilih tautan buat filter teks baru.
- Buat kriteria untuk memicu filter. Ini mungkin akan menjadi unik bagi Anda jadi pilihlah sesuatu yang berfungsi.
- Pilih Buat filter dengan pencarian ini di kanan bawah jendela.
- Pilih Kirim respons terekam dan respons yang ingin Anda gunakan.
- Pilih Buat filter.
Sekarang, kapan pun kriteria filter dipenuhi, Gmail akan mengirimkan respons kalengan Anda secara otomatis. Ini sangat ideal untuk ucapan terima kasih atau pembaruan dan dapat diatur untuk memicu dalam berbagai cara. Tidak mungkin bagi saya untuk mendaftarkan semuanya di sini, tetapi Anda akan mengenali suatu pola dalam surel yang dapat Anda gunakan. Misalnya, semua email mengirim ke '' alamat email Anda atau email apa pun yang berisi kata 'Pesan'. Anda mendapatkan idenya.
