Cara memasukkan tanda tangan secara otomatis dalam surel pandangan

Menambahkan tanda tangan ke pesan email Anda memberinya sentuhan profesionalisme. Melempar logo dan informasi kontak Anda memberikan promosi merek ke korespondensi menjemukan. Ini memberi mereka yang ingin menghubungi Anda dengan cara lain berarti kemampuan untuk melakukannya. Membuat dan menggunakan tanda tangan di Microsoft Outlook adalah tugas yang cukup sederhana. Anda bahkan dapat membuat beberapa tanda tangan yang dipersonalisasi untuk beralih pada kemauan tergantung pada audiens target Anda.

Namun, Outlook hanya akan melampirkan tanda tangan pada pesan email yang baru dikirim atau diteruskan. Email yang Anda kirim sebelum membuat tanda tangan akan tetap tidak ada. Untuk menambahkan tanda tangan ke pesan yang lebih lama, Anda harus masuk ke pengaturan Outlook dan mengubah beberapa hal.

Tanda tangan Anda dapat mencakup teks, gambar, kartu bisnis elektronik Anda, logo, atau bahkan gambar tanda tangan Anda. Anda dapat mengatur Outlook sehingga tanda tangan secara otomatis ditambahkan ke semua pesan keluar atau membuat tanda tangan Anda dan menambahkannya ke pesan berdasarkan kasus per kasus.

Menambahkan Tanda Tangan Ke Korespondensi Outlook Anda

Langkah-langkah dalam meningkatkan email Anda dengan tanda tangan akan tergantung pada versi Outlook yang saat ini Anda gunakan. Ada proses untuk mereka yang menggunakan versi perangkat lunak yang lebih lama (2007 - 2010) dan satu untuk versi yang lebih baru (2010+) serta pengguna Microsoft Office 365.

Mari kita mulai dengan versi terbaru.

Outlook Versi 2010+ Termasuk Outlook untuk 365

Untuk membuat tanda tangan baru untuk email Outlook Anda:

1. Klik untuk membuat email baru.
2. Klik pada Signature dan kemudian Signatures dari tab "Message".
   • Bergantung pada ukuran jendela Outlook Anda dan apakah Anda menulis pesan email baru atau balasan atau meneruskan, tab "Pesan" dan tombol Tanda Tangan mungkin ada di dua lokasi yang berbeda. Namun, tombol Tanda Tangan biasanya disertai oleh Lampirkan File dan Lampirkan Item di dalam bagian "Sertakan" pada menu "Pesan".
3. Di tab "Tanda Tangan Email", tepat di bawah kotak "Pilih tanda tangan untuk diedit", pilih Baru dan tambahkan nama untuk tanda tangan baru Anda di kotak dialog "Tanda Tangan Baru".
4. Tepat di bawah "Edit tanda tangan", buat tanda tangan Anda di dalam area yang disediakan.
   • Jendela memberi Anda kemampuan untuk mengubah font, warna font, dan ukuran, serta perataan teks.
   • Untuk menambahkan tautan dan gambar ke tanda tangan email Anda, mengubah font dan warna, dan membenarkan teks, Anda dapat melakukannya dengan menggunakan bilah pemformatan mini di bawah "Edit tanda tangan".
   • Anda bahkan dapat membuat tanda tangan yang lebih kuat dengan peluru, tabel, atau tepi, menggunakan Microsoft Word untuk memformat teks Anda. Kemudian transfer menggunakan salinan sederhana ( Ctrl + C ) dan tempel ( Ctrl + V ) pada tanda tangan ke kotak "Edit tanda tangan".
   • Anda juga dapat menambahkan ikon media sosial dan tautan di tanda tangan Anda yang akan saya sentuh nanti.
5. Setelah tanda tangan sesuai keinginan Anda, di bawah "Pilih tanda tangan default", setel opsi berikut:
   • Pilih akun email untuk mengaitkan tanda tangan Anda dengan, dengan menggunakan drop-down "Akun email". Anda dapat memiliki tanda tangan yang berbeda untuk setiap akun email yang Anda gunakan untuk Outlook.
   • Agar tanda tangan Anda ditambahkan secara otomatis ke semua pesan di masa mendatang, klik tarik-turun “Pesan baru” dan pilih satu tanda tangan. Jika Anda memilih untuk tidak menjadikannya sebagai otomatis secara default, pilih (tidak ada) . Ini akan membuatnya sehingga setiap pesan baru yang Anda kirim tidak memiliki tanda tangan sama sekali termasuk yang diteruskan dan dibalas.
   • Agar tanda tangan muncul di pesan yang Anda balas dan teruskan, klik tarik-turun "Balasan / maju" dan pilih satu tanda tangan. Ini akan menambahkan tanda tangan itu secara otomatis kapan saja Anda membalas atau meneruskan email. Untuk tidak memiliki set ini, pilih (tidak ada) sebagai gantinya.
6. Sekarang setelah selesai, klik tombol OK untuk kembali untuk menyimpan tanda tangan Anda dan kembali ke pesan baru Anda.
   • Penting untuk dicatat bahwa pesan saat ini yang Anda buat tanda tangan tidak akan memiliki tanda tangan. Untuk beberapa alasan, tanda tangan hanya akan muncul di pesan yang mengikuti. Anda harus menambahkan tanda tangan secara manual jika Anda ingin menggunakannya.

Memasukkan Tanda Tangan Secara Manual

Untuk pesan baru yang Anda mulai dengan tujuan membuat tanda tangan atau Anda yang tidak ingin tanda tangan ditetapkan secara otomatis, Anda masih bisa memasukkan tanda tangan secara manual.

Untuk melakukannya:

1. Dengan pesan email Anda terbuka, klik pada tab "Pesan" dan pilih Tanda Tangan .
2. Ini akan membuka menu fly-out yang menampilkan semua tanda tangan tersimpan yang Anda buat. Pilih tanda tangan yang ingin Anda gunakan dari opsi dengan mengkliknya. Sekarang akan muncul di pesan Anda saat ini.

Menambahkan Logo atau Gambar ke Tanda Tangan Anda

Merek umumnya membutuhkan logo. Untuk menambahkan gambar seperti logo atau ikon media sosial ke tanda tangan Anda:

1. Buka pesan email baru dan klik tab "Pesan".
2. Klik pada Signature dan kemudian Signatures .
3. Pilih tanda tangan yang ingin Anda tambahkan logo atau gambar dengan memilihnya di kotak “Pilih tanda tangan untuk diedit”.
4. Klik ikon Tambahkan Gambar, cari gambar yang ingin Anda tambahkan dari file PC Anda, lalu pilih Sisipkan .
   • Anda dapat mengubah ukuran gambar atau logo Anda dengan mengklik kanan gambar dan memilih Gambar dari opsi menu. Klik pada tab "Ukuran" dan gunakan opsi yang disediakan untuk mengubah ukuran gambar Anda dengan spesifikasi Anda.
   • Biarkan kotak “Lock aspect ratio” dicentang untuk menjaga proporsi gambar.
5. Setelah gambar diubah ukurannya dan siap digunakan, klik OK .
6. Ikuti ini dengan mengklik OK lagi untuk menyimpan semua perubahan yang baru saja Anda buat pada tanda tangan Anda.

Microsoft Outlook Versi 2007 - 2010

Untuk membuat tanda tangan baru menggunakan versi Microsoft Outlook yang lebih lama:

1. Memilih untuk membuat pesan baru.
2. Klik ke tab "Pesan" dan pilih Tanda Tangan dari bagian "Sertakan".
3. Klik pada Signatures ketika muncul.
4. Dari tab "Tanda Tangan E-mail", klik Baru .
5. Ketikkan nama untuk tanda tangan Anda dan kemudian klik tombol OK .
6. Ketikkan teks yang ingin Anda sertakan dalam tanda tangan Anda, dalam kotak "Edit tanda tangan".
   • Anda dapat memformat teks Anda dengan menyorot teks yang ingin Anda edit dan kemudian menggunakan tombol gaya dan format untuk opsi yang diinginkan.
   • Menambahkan elemen tambahan seperti gambar, hyperlink, dan kartu e-bisnis, klik tempat di mana Anda ingin elemen muncul dan:
     • e-Business Card - Klik tombol Kartu Bisnis dan kemudian klik pada salah satu kontak di daftar "Filed As". Klik tombol OK .
     • Hyperlink - Klik ikon Hyperlink dan ketik (atau rekatkan) URL yang akan dihubungkan oleh tautan Anda dengan teks. Klik tombol OK .
     • Gambar / Gambar - Klik ikon Gambar, cari gambar yang ingin Anda unggah ke tanda tangan Anda, pilih gambarnya, lalu klik tombol OK .
7. Setelah Anda selesai mengedit, klik OK untuk menyelesaikan pembuatan tanda tangan Anda.
   • Email yang saat ini Anda buka untuk membuat tanda tangan tidak akan memiliki tanda tangan secara otomatis ditambahkan ke dalamnya. Anda harus melakukannya secara manual.

Menambahkan Tanda Tangan Ke Pesan Email Anda

Tanda tangan dapat ditambahkan secara otomatis atau manual ke semua pesan keluar, balasan, dan ke depan. Hanya satu tanda tangan yang dapat digunakan per email yang dikirim, jadi jika Anda memilih untuk memiliki satu set secara otomatis, akan lebih baik jika tanda tangan diarahkan ke audiens yang lebih luas.

Untuk secara otomatis memasukkan tanda tangan ke dalam pesan email Anda:

1. Buat email baru.
2. Kepala ke tab "Pesan" dan klik pada Signature yang terletak di bagian Sertakan.
3. Klik pada Signatures ketika muncul.
4. Temukan "Pilih tanda tangan default", klik pada drop-down "Daftar akun email", pilih akun email yang ingin Anda kaitkan dengan tanda tangan.
5. Pilih tanda tangan yang ingin Anda sertakan dengan memilih satu dari daftar “Pesan baru”.
   • Untuk ke depan dan balasan, untuk menambahkan tanda tangan, pilih tanda tangan dari daftar drop-down “Balasan / ke depan. Klik (tidak ada) jika Anda memilih untuk tidak menandatangani tanda tangan dengan balasan Anda dan meneruskan pesan email.
6. Klik OK untuk menyimpan pengaturan tanda tangan Anda.

Untuk secara manual menambahkan tanda tangan ke dalam pesan email Anda:

1. Buat pesan email baru.
2. Klik ke tab "Pesan".
3. Klik pada Tanda Tangan, yang ditemukan di bagian "Sertakan".
4. Pilih tanda tangan yang ingin Anda masukkan dengan mengkliknya secara langsung.

Tanda tangan sekarang akan muncul di pesan keluar Anda. Jika Anda memilih salah atau hanya ingin menghapus tanda tangan yang Anda tambahkan, sorot tanda tangan dalam pesan dan klik Hapus (atau Backspace ) pada keyboard Anda.

Menggunakan Akun Microsoft Office 365 dengan Outlook.com

Bagi mereka yang menggunakan Outlook di web dengan akun Microsoft Office 365, Anda harus membuat tanda tangan di kedua produk.

Untuk membuat dan menggunakan tanda tangan email di Outlook di web:

1. Masuk ke akun Outlook.com Anda dan buka Pengaturan Anda dengan mengklik ikon Roda Gigi di bagian atas halaman.
2. Klik pada Surat, lalu Tulis dan balas .
3. Ketikkan tanda tangan Anda di area tanda tangan Email.
   • Anda dapat menggunakan opsi pemformatan yang disediakan untuk mengubah tampilan tanda tangan sesuai keinginan Anda.
   • Anda hanya dapat memiliki satu tanda tangan per akun.
   • Untuk membuat tanda tangan muncul secara otomatis secara default untuk semua pesan di masa depan, beri tanda centang pada kotak "Secara otomatis sertakan tanda tangan saya pada pesan baru yang saya buat" Ini membuat semua email yang dikomposisikan di masa depan memiliki tanda tangan Anda muncul di bagian bawah.
   • Maju dan balasan akan membutuhkan tanda centang di kotak "Secara otomatis sertakan tanda tangan saya pada pesan yang saya teruskan atau balas".
   • Dengan tidak memeriksa salah satu dari opsi ini, Anda harus menambahkan tanda tangan secara manual ke setiap pesan email yang Anda buat.
4. Setelah selesai dengan pengeditan, klik Simpan .

Untuk menambahkan tanda tangan Anda secara manual:

1. Di kotak surat Anda, pilih Pesan baru.
2. Tulis pesan Anda secara lengkap dan klik ikon triple-dot.
3. Dari sini, pilih Sisipkan tanda tangan .
4. Setelah pesan Anda siap untuk keluar, klik tombol Kirim .