Dalam lingkungan kerja, Anda harus menyimpan kotak masuk yang terorganisir untuk menjaga efisiensi. Kotak masuk yang berantakan dapat membuktikan rasa sakit yang agak besar, terutama ketika Anda dipaksa untuk menelusuri pegunungan email yang lebih tua yang mungkin tidak lagi Anda perlukan. Pada suatu waktu, email-email yang lebih lama mungkin telah melayani tujuan tetapi sejak itu berubah menjadi rintangan tambahan ketika mencari email tertentu.
Lihat juga artikel kami Cara Membuat Alias Gmail
“Kotak masuk saya adalah bencana. Saya punya email dari lebih dari dua tahun yang lalu. Saya benar-benar perlu mengatur ini. ”
Untuk menghindari banyak konsumsi waktu, saya tidak akan merekomendasikan untuk mencoba menghapus semua email lama Anda secara manual. Alih-alih, berkat bantuan filter, Anda dapat menyingkirkan email-email itu lebih cepat. Dengan membuat filter, Anda dapat menghapus pesan lama berdasarkan jangka waktu yang ditentukan. Satu-satunya masalah yang dapat saya lihat dengan menggunakan filter adalah bahwa itu hanya berlaku untuk pesan yang baru diterima. Anda dapat menerapkan filter di masa depan untuk memastikan pileup tidak terjadi untuk kedua kalinya, tetapi bagaimana dengan email yang mengisi kotak masuk Anda sekarang?
Hapus Otomatis Email Gmail Yang Lebih Lama
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membersihkan diri dari yang lebih tua itu, tidak lagi diperlukan surel yang mengganggu kotak masuk Gmail Anda. Saya akan membahas cara mengatur filter Anda, menerapkannya untuk penggunaan di masa mendatang, dan cara menyingkirkan semua email lama saat ini menggunakan add-on Gmail, Email Studio.
Menyiapkan Filter Anda
Hal pertama yang pertama, mari siapkan Filter Anda.
Memulai:
- Masuk ke akun Gmail Anda dengan kredensial yang diperlukan.
- Temukan ikon Cog / Gear. Ini adalah menu Pengaturan Gmail dan dapat ditemukan di sudut kanan atas jendela. Klik pada ikon ini dan kemudian pilih Pengaturan dari menu drop-down.
- Klik ke tab "Filter" dan kemudian klik Buat filter baru .
- Di kotak input "Punya kata-kata", ketikkan yang berikut - older_than: x di mana "x" adalah kerangka waktu dari pesan yang ingin Anda hapus. Ini akan menjadi nomor diikuti oleh surat. Huruf-huruf berikut akan berkaitan dengan kerangka waktu. Anda harus menggunakan "d" selama berhari-hari, "w" selama berminggu-minggu, dan "m" selama berbulan-bulan. Contohnya adalah older_than: 3d jika Anda ingin menghapus email yang lebih dari tiga hari.
- Selanjutnya, klik tombol Buat filter dengan tombol pencarian ini .
- Isi kotak bertuliskan "Hapus itu" dan "Terapkan juga filter ke" dengan tanda centang dengan mengkliknya.
- Terakhir, klik Buat filter untuk menyaksikan semua email lama Anda, berdasarkan tanggal yang baru Anda setel, pindah dari kotak masuk Anda ke folder tempat sampah Anda.
Ketika pesan dihapus di Gmail, mereka tidak langsung hilang dari keberadaan. Sebagai gantinya, Anda dapat menemukannya di folder Tempat Sampah Anda. Ini berarti bahwa email-email itu masih akan dihitung terhadap keseluruhan kapasitas data Anda. Untuk menghapusnya secara keseluruhan, Anda bisa menunggu Gmail menghapusnya secara otomatis setelah 30 hari atau menghapusnya sendiri sekarang. Untuk melakukan yang terakhir, klik pada folder Trash dan kemudian klik tautan Empty Trash Now .
Filter Untuk Penghapusan Masa Depan (Aplikasi Ulang)
Judul artikel ini berkaitan dengan penghapusan otomatis. Sayangnya, filter tidak dapat dipicu secara otomatis. Anda harus kembali dan sekali lagi menerapkan filter ke kotak masuk Anda saat ini.
Untuk menerapkan kembali filter:
- Kembali ke Pengaturan Anda dengan mengklik ikon Cog / Gear di kanan atas jendela Gmail dan memilih Pengaturan dari drop-down.
- Klik tab "Filter".
- Karena Anda sudah membuat filter sebelumnya, sekarang Anda dapat mengklik Edit, yang terletak di sebelah filter itu. Jika sebelumnya Anda telah membuat beberapa filter, Anda dapat dengan mudah menemukan yang Anda inginkan karena kriteria untuk setiap filter akan ditampilkan.
- Klik Lanjutkan di bagian yang muncul dengan kriteria pencarian Anda. Ini akan menjadi layar yang mirip dengan yang muncul ketika Anda mengatur filter asli.
- Sekali lagi terapkan tanda centang pada kotak di sebelah "Terapkan juga filter ke."
- Kali ini, untuk mengaktifkan filter, klik Perbarui filter . Semua email lama Anda, yang disetel ke kerangka waktu yang ditentukan, sekarang akan dibawa ke folder Sampah .
Studio Email
Studio Email dilengkapi dengan fitur bagus yang akan secara otomatis menghapus semua email lama Anda dari pengirim yang ditentukan atau yang terletak di folder tertentu. Fitur Pembersihan Otomatis bawaan akan membantu menjaga kotak surat Gmail Anda jauh lebih teratur sehingga mengarah ke lingkungan kerja yang lebih efisien.
Dengan Email Studio, Anda dapat mengarsipkan dan menerapkan "Tandai sebagai Dibaca" ke semua email yang saat ini ada di kotak masuk Anda yang telah ada di sana selama lebih dari tiga bulan. Ini juga memungkinkan Anda untuk menghapus secara permanen semua email dari folder Sampah dan Spam Anda secara otomatis setelah dua hari. Sebagai bonus tambahan, Auto-Purge menyertakan fitur berhenti berlangganan email yang dapat membantu Anda dengan mudah menghapus alamat email dari salah satu milis buletin sial itu. Ada juga lebih banyak add on yang mampu tetapi saya merasa bahwa yang sudah disebutkan menyoroti apa yang kita butuhkan untuk artikel ini.
Paket dasar gratis untuk digunakan tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal dari produk, versi premium ditawarkan dengan harga tahunan $ 29. Pembaruan akan memungkinkan Anda untuk membuat beberapa set aturan pembersihan dan menyertakan penjadwal email, penerusan, dan penjawab otomatis.
Setup dan Aktifkan Pembersihan Otomatis di Gmail
Tentunya, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengunduh dan menginstal add-on Studio Email. Setelah itu tercapai, Anda akan dapat melihat ikon Studio Email ke bilah sisi kanan ketika Anda membuka salah satu pesan email Gmail Anda.
Untuk menggunakannya:
- Buka add-on Studio Email dan login menggunakan akun Gmail Anda.
- Anda akan melihat daftar opsi. Dari opsi-opsi itu, pilih alat "Pembersihan Email".
- Kemudian, klik Tambahkan aturan baru untuk menyiapkan aturan (seperti apa yang Anda lakukan dengan Filter ).
- Ada dua bagian untuk menyiapkan aturan - Anda harus menentukan kondisi dan kemudian tindakan. Pikirkan "sebab dan akibat". Tindakan akan memicu setelah kondisi yang ditentukan terpenuhi.
- Untuk menetapkan suatu kondisi, Anda akan dapat menggunakan parameter pencarian lanjutan dalam Gmail seperti yang lebih baru_dapat atau memiliki: lampiran atau lebih besar_dapat . Gunakan ini untuk membantu Anda menemukan kecocokan persis dengan email Gmail yang ingin Anda Arsipkan, kirim ke Tempat Sampah, atau pindah ke folder lain.
- Setelah aturan dibuat, klik tombol Simpan . Email Studio sekarang akan beroperasi di latar belakang, melakukan pemeriksaan berjalan setiap jam melakukan tindakan yang ditentukan ketika email memenuhi persyaratan yang terkait dengannya. Anda tidak perlu melakukan apa pun secara manual sama sekali.
