BCCing diri sendiri adalah hal yang sangat berguna untuk menindaklanjuti email. Jika Anda lebih suka memiliki email yang Anda kirim di kotak masuk Anda, biasanya untuk keperluan menindaklanjutinya, menambahkan alamat email Anda sendiri karena BCC adalah pilihan yang tepat. Namun, orang sering mengabaikan hal ini ketika mengirim email penting, yang menyebabkan mereka lupa untuk menindaklanjuti. Ini dengan mudah dapat menyebabkan masalah di telepon.
Untungnya, ada cara untuk secara otomatis BCC sendiri setiap kali Anda mengirim email, yang merupakan cara pasti untuk memastikan bahwa Anda menindaklanjuti setiap email. Namun, mengaktifkan BCCing otomatis otomatis tidak terlalu mudah. Ini melibatkan pembuatan aturan di Outlook.
Kelola Aturan & Lansiran
BCC dan CC otomatis adalah hal besar di Outlook. Meskipun Anda harus mengunduh add-on baru untuk akun email berbasis browser Anda untuk mencapainya, Microsoft Outlook memungkinkan Anda membuat aturan. Fitur aturan ditemukan di bawah opsi menu Manage Rules & Alerts di bagian tengah atas layar, di tab Home, di bawah ikon Rules .
Klik Kelola Aturan & Lansiran dan Anda akan melihat jendela baru yang memberi Anda opsi untuk membuat aturan baru. Klik Aturan Baru di sudut kiri atas jendela ini. Anda akan melihat 3 kategori: Tetap Terorganisir, Tetap Terkini, dan Mulai dari aturan kosong . Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim di bawah Mulai dari kategori aturan kosong .
Kondisi
Di jendela Aturan Wizard, Anda dapat memilih email apa yang akan dikirimkan kepada Anda sebagai BCC. Misalnya, dengan memeriksa dengan kata-kata tertentu dalam opsi subjek, Anda membuat aturan BCC otomatis untuk email dengan kata-kata tertentu yang Anda sebutkan.
Karena Anda yang mengirim email, Anda dapat menggunakan opsi pintar ini untuk menyortir email Anda secara otomatis. Anda dapat menambahkan kata "Follow-up" ke dalam daftar kata-kata spesifik dan menandai email yang perlu ditindaklanjuti dengan kata itu.
Ada juga banyak kondisi menarik lainnya yang dapat Anda atur untuk email Anda. Jika Anda ingin semua email yang Anda kirim disimpan di kotak masuk Anda sebagai BCC, cukup klik Berikutnya, tanpa mencentang kotak yang terdaftar.
Pengecualian
Pengecualian pada dasarnya adalah kebalikan dari Ketentuan di sini. Seperti yang mungkin sudah Anda duga, di sinilah Anda menguraikan situasi di mana Anda tidak ingin memasukkan diri Anda sebagai BCC. Anda dapat mengikuti contoh yang sama dari atas dan menggunakan pengecualian kecuali jika subjek berisi kata-kata tertentu untuk menambahkan pengecualian. Dalam contoh ini, Anda mungkin menggunakan perintah "non-tindak lanjut", tetapi ini dapat membuat kekacauan dan bahkan kesalahan, karena kata-kata tindak lanjut sudah menjadi bagian dari kondisi Anda.
Anda mungkin lebih baik dengan pengecualian jika dikirim ke orang atau grup publik atau kecuali jika ditugaskan ke pengecualian kategori apa pun .
Tindakan
Di sinilah Anda "memprogram" tindakan yang berlaku aturan ini. Dengan kata lain, di sinilah Anda memilih apa yang terjadi pada email yang telah Anda tetapkan persyaratannya. Anda ingin memastikan bahwa email yang dikirim sendiri berakhir di kotak masuk Anda, tetapi, sayangnya, otomatisasi perintah BCC langsung tidak ada di sini. Ini tidak berarti bahwa Anda tidak dapat meniru BCC.
Pertama-tama, pilih Cc pesan ke orang atau grup publik di langkah Tindakan dari Panduan Aturan. Sekarang, klik orang atau grup publik dan masukkan alamat email Anda. Ini adalah bagaimana Anda memastikan bahwa email yang Anda kirim yang memenuhi ketentuan yang ditetapkan akan berakhir di kotak masuk Anda. Jika Anda tidak ingin alamat email Anda ditampilkan secara publik di email yang Anda kirim, centang opsi Pindahkan salinan ke folder yang ditentukan pada langkah pertama, klik tautan Folder Tertentu, dan pilih kotak masuk Anda.
BCC di Kotak Masuk Anda
Tweak email Anda sendiri agar sesuai dengan kebutuhan Anda akan memberi Anda keuntungan besar dalam pekerjaan Anda. Ini akan memastikan bahwa kotak masuk Anda sudah disortir dengan baik dan organisasi yang baik sangat penting dalam bidang pekerjaan apa pun. Tentu saja, Wizard Aturan Outlook memiliki lebih banyak kasus penggunaan daripada hanya menyiapkan BCC otomatis. Namun, merencanakan dengan hati-hati dan memastikan bahwa pengecualian dan kondisi tidak tumpang tindih dan bahwa mereka mencakup jenis email yang tepat sangat penting.
Aturan BCC otomatis yang dibuat dengan baik dapat banyak membantu Anda dalam menyortir kotak masuk Anda. Namun, jika Anda melakukannya dengan buruk, Anda mungkin membanjiri kotak masuk Anda, menciptakan dan masalah yang bahkan lebih besar daripada yang Anda ingin pecahkan.
Apakah Anda menggunakan BCC otomatis di Outlook? Bagaimana Anda mengaturnya? Pengecualian dan ketentuan apa yang Anda gunakan dan aturan lain apa yang Anda buat?
