Ketika Anda mengelola akun email Anda dari banyak klien dan perangkat, banyak hal tidak selalu berjalan lancar.
Jika Anda melihat email Anda menghilang dari server bahkan jika Anda belum menghapusnya, jangan khawatir. Ada kemungkinan protokol internet Anda menghapus semua email itu sendiri setelah diunduh.
Artikel ini akan menjelaskan mengapa email Anda hilang dan bagaimana menghentikannya agar tidak terjadi lagi di masa depan.
Mengapa Email Saya Hilang?
Ada berbagai cara Anda dapat mengakses email Anda. Anda dapat masuk ke akun email Anda melalui browser web, menggunakan aplikasi di perangkat Anda, atau menggunakan aplikasi desktop. Bergantung pada pengaturan layanan email Anda, Anda dapat mengakses email Anda dengan dua cara.
- POP3 (Protokol Kantor Pos 3): Ini berarti Anda mengunduh email ke perangkat Anda untuk menggunakannya secara lokal dan offline.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): Pengaturan umum yang menyinkronkan akun email Anda dengan semua perangkat Anda.
Jika pengaturan email Anda diatur ke POP3, ada kemungkinan bahwa email Anda akan hilang dari server.
Apa itu POP3?
POP3 adalah protokol layanan email yang sering digunakan klien di masa lalu. Namun, itu tidak biasa hari ini.
Dengan POP3 Anda terhubung ke internet, mengambil email Anda dari server, dan menyimpannya di hard drive Anda. Saat Anda mengunduh email ke komputer Anda, POP 3 akan menghapusnya dari server.
Protokol email jenis ini nyaman ketika Anda tidak memiliki akses internet sepanjang waktu. Anda dapat mengunduh email Anda dan menggunakannya secara offline dengan semua lampirannya.
Bagaimana Email Menghilang Dengan POP3?
Katakanlah Anda memiliki akun Gmail yang tertaut melalui POP3 ke aplikasi desktop Outlook Anda. Inilah yang terjadi.
- Outlook memeriksa server (Gmail) untuk melihat apakah ada email baru.
- Ini mengunduh semua email baru ke hard drive komputer Anda.
- Setelah selesai mengunduh, ia menghapus email yang diunduh dari server.
- Jika Anda membuka kotak masuk Gmail dari perangkat lain dan ternyata kosong.
Ini sering terjadi jika Anda telah memiliki Gmail sejak lama karena POP3 dulu adalah satu-satunya protokol email.
Anda dapat melanjutkan dengan POP3, tetapi ubah pengaturannya sehingga tidak menghapus email dari server.
Ini dapat bermanfaat jika Anda memiliki paket data terbatas atau tidak ada koneksi nirkabel. Dengan itu, semua email Anda akan dapat diakses secara offline. Juga, jika Anda ingin menyimpan semua email Anda tetapi server Anda memiliki ruang penyimpanan terbatas dengan POP3 Anda dapat menyimpan semuanya untuk drive pribadi Anda.
Cara Mengatur POP3 untuk Menjaga Email
Jika Anda menggunakan Yahoo, AOL, Gmail, atau layanan email online lainnya, ada kemungkinan bahwa layanan ini diatur ke POP3.
Untuk memeriksa apakah POP3 Anda menghapus email dari kotak masuk Anda, ikuti langkah-langkah sederhana ini. Prosesnya hampir sama, apa pun layanan email yang Anda gunakan. Kami akan menggunakan Gmail sebagai contoh.
- Masuk ke Akun Gmail Anda.
- Klik ikon "Pengaturan" di sudut kanan atas layar (ikon roda gigi).
- Pilih "Pengaturan".
- Pilih 'Penerusan dan POP / IMAP' dengan mengetuk tab.
- Temukan bagian 'Unduhan POP'.
- Atur status ke '2.Ketika pesan diakses dengan POP' untuk 'menyimpan salinan di Kotak Masuk'.
Dengan cara ini POP3 tidak akan menghapus pesan dari server setelah diunduh ke drive Anda.
Anda juga dapat mengikuti langkah 1-5 dan menonaktifkan PL3 pada akun Gmail Anda. Ingatlah bahwa Anda masih harus menggunakan IMAP untuk menyinkronkan layanan email Anda dengan klien lain.
Apa itu IMAP?
IMAP adalah protokol email default hari ini. Ketika Anda mengatur klien email, biasanya akan secara otomatis diatur ke IMAP. Tidak seperti POP, ketika Anda mengunduh pesan ke drive Anda, itu tidak akan menghapusnya dari server.
Karena IMAP menyinkronkan semua klien email Anda, semua perubahan pada server email Anda akan secara otomatis terjadi pada semua klien lain. Jika Anda menandai pesan sebagai sudah dibaca di klien, itu juga akan ditandai sebagai sudah dibaca di server. Juga, jika Anda membuat atau memodifikasi folder di klien, itu juga akan berubah di server.
Ini juga berarti bahwa jika Anda menghapus email dari klien Anda, itu juga akan hilang dari server.
Jaga Server Anda Tetap Utuh
Meskipun POP3 memiliki manfaatnya, biasanya lebih baik menggunakan IMAP. Dengan IMAP Anda mendapatkan semua fasilitas POP3 dan juga dapat menyinkronkan beberapa klien dengan server email.
Dengan POP3, selalu ada risiko bahwa pesan Anda akan hilang dari server begitu Anda mengunduhnya ke drive. Jadi, pastikan Anda memiliki pengaturan yang benar dan email Anda tidak akan pernah hilang.
