Arti dari kedua istilah ini mungkin sudah jelas bagi semua orang ketika kami pertama kali mulai menggunakan email, tetapi mereka cukup kuno saat ini. CC dan BCC adalah cara mengirim salinan dari email yang sama ke banyak penerima. CC adalah singkatan dari "Carbon Copy" dan BCC singkatan dari "Blind Carbon Copy". Perbedaan antara keduanya adalah bahwa setiap penerima dapat melihat alamat yang Anda tambahkan ke bidang CC, sementara yang di bidang BCC tidak terlihat oleh siapa pun.
Lihat juga artikel kami, Penyedia Layanan Email Gratis Terbaik
Tiga Bidang Penerima
Menambahkan alamat email orang ke salah satu bidang ini juga sama mudahnya. Tetapi Anda harus selalu mempertimbangkan siapa yang perlu menerima email tertentu dan caranya. Ini tergantung pada hal-hal seperti hubungan Anda, organisasi tempat Anda bekerja, budayanya, dan lokasi.
Orang sering menggunakan bidang ini secara tidak tepat. Ini membuat tujuan surel kurang komprehensif bagi mereka yang menerimanya. Tetapi jika Anda menggunakannya dengan benar, itu dapat membantu penerima Anda mengetahui apakah membaca email Anda harus menjadi prioritas mereka atau tidak.
Anda dapat mengetik alamat ke dalam tiga bidang berikut:
Ke - Penerima di bidang ini adalah audiens utama pesan.
CC - Penerima ini akan mendapatkan salinan pesannya, jadi hampir sama dengan menambahkan orang di bidang Kepada.
BCC - Pengirim dapat dengan bijaksana memberi tahu orang lain tentang komunikasi yang terjadi. Tidak ada orang lain yang terlibat yang akan melihat alamat mereka.
Orang juga menggunakan BCC ketika mereka tidak ingin membingungkan orang lain dengan daftar alamat yang sangat panjang. Selain itu, ini adalah pilihan yang baik ketika penerima tidak harus saling kenal. Penting juga untuk dicatat bahwa baik mereka yang berada di CC maupun BCC tidak akan melihat balasan dari penerima lainnya.
Cara Menggunakan Bidang Ke
Jika Anda ingin menjangkau delapan orang, Anda bisa memasukkan satu alamat di bidang Ke dan tujuh lainnya di bidang CC. Tapi Anda juga bisa menempatkan kedelapannya di bidang Ke. Itu tidak membuat banyak perbedaan karena mereka semua akan menerima email yang sama. Mereka akan dapat melihat sisa penerima juga.
Namun, masalahnya sedikit berbeda jika Anda mempraktikkan etiket email yang benar. Jika demikian, Anda hanya perlu menambahkan penerima yang secara langsung dipengaruhi oleh pesan Anda. Jadi, jika Anda ingin meminta individu tertentu untuk mengambil tindakan, letakkan mereka di bidang Kepada. Nama-nama siapa pun yang Anda letakkan di sana harus dimasukkan pada awal email. Sesuatu yang sederhana seperti "Andrea terkasih, Samantha, dan John" sudah cukup.
Singkatnya, gunakan bidang Ke untuk menargetkan orang-orang yang ingin Anda ajak mengambil tindakan.
Cara Menggunakan Bidang CC
Saat Anda menempatkan alamat di bidang CC, daftar yang Anda buat akan terlihat oleh semua penerima. Fungsi utama bidang CC adalah untuk memberi tahu penerima lain bahwa komunikasi khusus ini terjadi. Termasuk alamat, bidang ini seperti mengatakan "hanya untuk informasi". Dalam hal ini, Anda seharusnya hanya mengharapkan respons "baik untuk mengetahui" dari penerima.
Selain itu, orang-orang juga menyebut CC sebagai "Salinan Courtesy".
Cara Menggunakan Bidang BCC
Siapa pun alamat yang Anda tempatkan di bidang BCC tidak akan terlihat oleh penerima di bidang Ke dan CC. Jika Anda ingin seseorang melihat konten email tetapi tidak mengambil tindakan, tambahkan alamatnya ke BCC. Ini juga merupakan pilihan yang baik untuk digunakan ketika Anda ingin berbagi informasi yang sama dengan sekelompok orang sekaligus tetapi tidak ingin ada di antara mereka yang melihat siapa lagi yang menerimanya.
Bidang BCC juga sangat berguna dalam situasi atau argumen yang sensitif. Ini cara rahasia untuk membiarkan orang lain mendengarkan tanpa penerima mengetahuinya. Misalnya, Anda dapat menambahkan alamat manajer Anda ke bidang BCC ketika pelanggan meminta pengembalian dana.
Cara Menggunakan Tombol Balas Semua
Jika Anda penerima email dan ingin membalas pengirimnya, Anda memiliki dua opsi - Balas dan Balas Semua. Tombol Balas memungkinkan Anda untuk merespons langsung ke pengirim sehingga tidak ada penerima lain yang dapat melihat pesan Anda. Ada juga tombol Balas Semua, yang secara otomatis akan mengirim respons Anda ke semua penerima yang alamatnya ada di bidang Ke dan CC.
Meskipun nyaman, tombol Balas Semua tidak selalu merupakan pilihan yang baik. Anda hanya boleh menggunakannya ketika penting bagi semua penerima untuk menerima pesan Anda.
Sebagian besar pengguna mengklik atau mengetuk tombol ini tanpa menyadarinya. Itu bisa sangat menjengkelkan bagi penerima yang tidak tertarik dengan jawaban Anda. Mengklik tombol ini secara tidak sengaja juga bisa sangat canggung, terutama jika Anda berbagi informasi pribadi dengan pengirim dan tidak ingin peserta lain membacanya. Menjadi sadar akan bagaimana Anda menggunakan fungsi ini sehingga dapat menyimpan banyak frustrasi untuk semua orang yang terlibat.
Gunakan tombol Balas Semua hanya jika benar-benar perlu agar penulis asli dan semua orang di daftar penerima melihat respons Anda. Diskusi kelompok tentang proyek kerja adalah contoh yang baik untuk ini.
Jangan gunakan opsi Balas Semua saat:
- Setidaknya ada satu penerima yang tidak perlu melihat respons Anda
- Pesan Anda adalah sesuatu yang sangat sederhana seperti "Baiklah" atau "Terima kasih!"
Hal-hal yang Perlu Diingat
Ingatlah untuk selalu melacak dengan siapa Anda mengirim email dan mengapa. Gunakan bidang Kepada, CC, dan BCC dengan saksama dan etiket email Anda akan meningkat pesat.
Anda juga harus melacak apakah Anda penerima (Ke) atau apakah Anda menerima salinan karbon (CC). Dengan begitu, Anda dapat memutuskan apakah surel tersebut membutuhkan perhatian segera atau tidak.
Saat membalas email, yang terbaik adalah mengirim balasan standar dan menambahkan penerima tambahan secara manual. Anda juga dapat menyalin alamat mereka dari email asli untuk membuatnya lebih mudah. Tetapi bagaimanapun juga, pastikan untuk memeriksa ulang daftar penerima sebelum Anda menekan "Kirim".
